Better fail fast:
Sind Endlosprojekte endlich von gestern?

90 days projects

Ein neuer Ansatz zur Integration agiler Prinzipien in die Multiprojektsteuerung sorgt für mehr Termintreue, höhere Effizienz und einen gesteigerten Wertbeitrag von (Groß-)Projekten.

Den Glauben daran, dass Projekte grundsätzlich innerhalb der geplanten Zeit zu Ende gebracht werden können, haben viele längst verloren. Die Realität sieht einfach so anders aus: Projekte absorbieren alle wichtigen Ressourcen und dauern deutlich länger als geplant, obwohl niemand weiß, welchen Mehrwert sie am Ende generieren. Oft genug haben sich die Anforderungen während der Laufzeit auch längst wieder verändert. Dann ist das Projekt zwar abgeschlossen, liefert aber nicht die ursprünglich geplanten Benefits für den Auftraggeber.

Dass es anders geht, zeigt das Beispiel Carglass. Denn auch bei Carglass war das Problem der Langzeitprojekte mit unklarem Wertbeitrag nicht unbekannt, gleichzeitig hatte das Unternehmen mit einer großen Anzahl parallel laufender Projekte zu kämpfen. Eine inhaltliche Fokussierung war für die schon seit einigen Jahren agil nach Scrum arbeitenden Entwicklerteams damit praktisch unmöglich. Sven Dachner, dort Head of Project Management, hat vor diesem Hintergrund ein Konzept zur effizienten Abwicklung von Großprojekten entwickelt. Gemeinsam mit Nico von Gersdorff, Agile Coach und Geschäftsführer von Assure Consulting, wurde es erfolgreich in die Projektteams von Carglass implementiert.

90 days projects in der Umsetzung

Fokussiert ans Ziel

Endlosprojekte ohne greifbare Ergebnisse sollten nach Dachners Vorstellungen schon bald der Vergangenheit angehören. Zum einen durch die Implementierung agiler Werte und Prinzipien, zum anderen durch einen kurz getakteten Projektportfoliomanagement-Ansatz, bei dem Anzahl und Dauer der Projekte streng limitiert sind. Das heißt konkret: Jedes IT-Projekt wird auf eine maximale Laufzeit von 90 Kalendertagen begrenzt. Im Vorfeld durchläuft jedes Vorhaben einen verschlankten Antragsprozess, in dem es im Hinblick auf seine Strategie-Konformität, sein Ergebnis und seinen messbaren Wertbeitrag überprüft wird. Ist das Projekt nach 90 Tagen abgeschlossen, wird bei Bedarf ein Folgeprojekt definiert, das erneut genehmigt werden muss.

Warum 90 Tage?

Zentraler Vorteil: Bei einem 90-Tage-Projekt ist ein Verzug von einer Woche kaum aufholbar. In einem Großprojekt, das zwölf Monate dauert, erfährt ein solcher Rückstand dagegen in der Regel keine besondere Aufmerksamkeit, weil davon ausgegangen wird, ihn irgendwie wieder aufholen zu können. Der scheinbar kleine zeitliche Verzug summiert sich allerdings gerne und tritt gegen Ende in aller Dramatik zutage. Dann ist es aber meistens schon zu spät, um wirksame Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Was ändert sich im Team?

Eine zentrale Herausforderung für Mitarbeiter in klassisch geführten Projekten ist es, den Kontext zur eigenen Arbeit herzustellen: Was ist eigentlich genau meine Aufgabe? Wie trage ich zum Gesamtergebnis bei? Wann wird das Ergebnis vorliegen und wie sicher ist, dass es überhaupt erreicht wird?

„Gerade in diesem Bereich – Aufgaben, Einstellung und Arbeitsweise – sind durch die Umstellung auf 90-Tage-Projekte maßgebliche Verbesserungen festzustellen“, betont Nicolaus von Gersdorff. „Das ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass das Team wesentliche Anforderungen im Rahmen einer circa zweiwöchigen Voranalyse-Phase gemeinsam erarbeitet.“ Damit ist das Projektziel für alle wirklich nachvollziehbar und verständlich, die Teams haben einen klaren Fokus und können sich damit identifizieren – die wichtigste Voraussetzung dafür, dass ein echter „Teamspirit“ entsteht.

Natürlich löst der agile 90-Tage-Ansatz nicht alle Probleme klassisch durchgeführter Projekte. Trotzdem überwiegen nach Einführung der Methode die Vorteile und die Zahlen sprechen für sich: Im laufenden Jahr wurden bei Carglass schon im ersten Quartal sieben Projekte abgeschlossen. 80 Prozent der Projekte im Portfolio stehen auf „grün“ – liegen also im Plan, „rote“ Projekte sind die Ausnahme geworden, und wenn sie doch auftreten, wird früh korrigierend eingegriffen. Hier macht sich ein weiterer Vorteil des 90-Tage-Konzepts bemerkbar: Verzug und Probleme werden viel früher offensichtlich. Dieser starke positive Effekt auf das Projektportfolio hat die Erwartungen aller Beteiligten bei Weitem übertroffen. Das Konzept ist außerdem ohne Weiteres auch auf Nicht-IT-Projekte übertragbar.

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Den vollständigen Artikel zum 90-Tage-Projektmanagement-Ansatz mit dem Titel „Carglass-Praxisbericht: Mit 90-Tage-Projekten fokussierter ans Ziel“ finden Sie hier: