Ein eingespieltes Team
hat die höhere Schlagzahl.
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Setup und Betrieb von Project Offices und Project Management Offices

„Wer ein Projekt richtig beginnt, wird es auch erfolgreich zu Ende bringen.“

Wirtschaftlich erfolgreiches Projektmanagement (PM) braucht Visionäre und Strategen, Gestalter und Umsetzer. Akteure auf unterschiedlichen Ebenen arbeiten Hand in Hand, um ein zentral entwickeltes PM-Vorgehen im gesamten Unternehmen nachhaltig zu etablieren.

Als Dienstleister für operatives Projektmanagement bieten wir beides: Setup, Unterstützung und Betrieb von Project Management Offices (PMOs) auf Bereichs- und Unternehmensebene sowie Project Offices (PO) auf Einzelprojekt- und Programmebene.

Wir ermitteln mit Ihnen die unternehmensspezifischen Anforderungen an Ihr zentrales PMO und erarbeiten gemeinsam die Services, die Sie dem Management, sowie den Projekten, zur Verfügung stellen möchten. Auf operativer Ebene unterstützen wir Ihre Project Offices in allen Projektphasen bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Einzelvorhaben. So wird aus einer Strategie gelebte PM-Methodik, die Mehrwert auf allen Ebenen schafft.

Mehr zu Zielen, Vorgehen und Nutzen:

  • Project Management Offices (PMO): Unterstützung auf Bereichs- und Unternehmensebene

    Ziel:

    Als permanente Organisationseinheit entwickelt das PMO eine einheitliche PM-Methodik innerhalb des Unternehmens oder eines Bereichs und ist für die Umsetzung und Fortentwicklung verantwortlich. Abhängig von der konkreten Ausgestaltung des PMOs übernimmt diese Einheit zusätzlich das Projekt-Portfolio-Management und entsendet PM-Experten als Projektleiter bzw. Project Office-Mitarbeiter in die Einzelvorhaben.

    Unser Vorgehen:

    • Aufnahme der Ist-Situation und Anforderungen an ein zentrales PMO
    • Definition der PMO-Services sowie einer aufbauorganisatorischen Lösung
    • Erarbeitung eines Pilotierungskonzepts für priorisierte Services
    • Begleitung der Pilotierung sowie Rolloutvorbereitung/-durchführung
    • Begleitendes Change-Management in allen Phasen

    Nutzen:

    • Praxisnähe und Umsetzbarkeit der PMO-Services durch Anwendung von erprobten Methoden, Prozessen und Werkzeugen auf Einzel- und Multiprojektebene
    • Schnelle Umsetzung und Wirksamkeit im Unternehmen – u.a. durch Kombination mit der P.O.-Dienstleistung
    • Hohe Akzeptanz und breites Engagement aller Beteiligten durch frühe Einbindung und Mitnahme der betroffenen Menschen
  • Project Offices (PO): Unterstützung auf Einzelprojekt- und Programmebene

    Ziel:

    Das Project Office wird für ein Einzelprojekt oder –programm eingerichtet und übernimmt als "starke rechte Hand" der Programm-/ Projektleitung vielfältige Servicefunktionen. Es stellt die Einhaltung der PM-Prozesse sicher und erhöht die Produktivität der Key-Ressourcen durch Entlastung im Projektmanagement sowie bei administrativen Aufgaben.

    PO-Services während der Konzeption/ Grobplanung:

    Im Rahmen der Initialisierung eines Projekts bilden wir – gemeinsam mit den Keyplayern des Projektes – eine Taskforce, die eine Grobplanung durchführt. Primäre Aufgabe hierbei ist es, die Zieldefinition zu konkretisieren. Resultate der Konzeptphase sind unter anderem:

    • Konkrete Projektbeschreibung mit Zielen, Risiken und Keyplayern
    • Identifizierte Schnittstellen zu anderen Projekten
    • Projektstrukturplan und Projektorganigramm
    • Grobplanung von Kosten, Aufwänden und Terminen

    Nutzen:

    • Eine wirtschaftlich sinnvolle Projektauswahl ist möglich.
    • Die Zieldefinition ist eindeutig.
    • Der Projekterfolg ist messbar.

    PO-Services während der Feinplanung:

    Für die Feinplanung bilden wir ein Kernteam mit allen Projekt-Keyplayern und nötigen Stakeholdern. Dieses Team erarbeitet eine detaillierte Beschreibung von Teilprojekten und Arbeitspaketen. Resultate der Feinplanung sind unter anderem:

    • Detaillierte Anforderungsdefinition
    • Detaillierter Termin- und Aktivitätenplan
    • Aufwands- und Ressourcenplan
    • Kommunikationsplan
    • Qualitätssicherungs- und Dokumentationsplan

    Nutzen:

    • Eine valide Entscheidungsbasis für die Realisierung
    • Eine realistische Planung mit präzisen Planwerten
    • Ein schneller Start durch praxiserprobte Prozesse und Tools

    PO-Services während der Realisierung:

    Mit Abschluss der Feinplanung beginnt die Phase der Realisierung. Neben der Projektinfrastruktur definieren unsere Projektmanager den Reportingprozess. Im Rahmen des operativen Projektcontrollings gehören dazu folgende Aufgaben:

    • Statuserhebung (Ist-Daten und Prognosewerte)
    • Etablierung eines Frühwarnsystems mit aussagekräftigen Kennzahlen
    • Erarbeitung von Steuerungsmaßnahmen
    • QS- und Ergebnisdokumentation
    • Projektabschlussberichte und Lessons Learned

    Nutzen:

    • Transparenter Projektstatus und aussagekräftige Projektberichte
    • Frühzeitige Informationen über Planabweichungen und Definition von Steuerungsmaßnahmen
    • Effiziente Durchführung aller laufenden Projektprozesse
    • Entlastung von administrativen Aufgaben