Ein eingespieltes Team
hat die höhere Schlagzahl.
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Setup und Betrieb von Project Offices und Project Management Offices

„Wer ein Projekt richtig beginnt, wird es auch erfolgreich zu Ende bringen.“

Wirtschaftlich erfolgreiches Projektmanagement (PM) braucht Visionäre und Strategen, Gestalter und Umsetzer. Akteure auf unterschiedlichen Ebenen arbeiten Hand in Hand, um ein zentral entwickeltes PM-Vorgehen im gesamten Unternehmen nachhaltig zu etablieren.

Als Dienstleister für operatives Projektmanagement bieten wir unseren Kunden Setup, Unterstützung und Betrieb von Project Management Offices (PMOs) auf Bereichs- und Unternehmensebene sowie Project Offices (PO) auf Einzelprojekt- und Programmebene – und zwar unabhängig von der jeweils angewandten Projektmethodik (agil / klassisch).

Wir ermitteln die unternehmensspezifischen Anforderungen an das zentrale PMO und erarbeiten gemeinsam Services, die Management und Projekten in der Folge zur Verfügung stehen. Auf operativer Ebene unterstützen unsere Project Offices in allen Projektphasen oder Iterationen bei der erfolgreichen Umsetzung von Einzelvorhaben. So wird aus einer Strategie gelebte PM-Methodik, die Mehrwert auf allen Ebenen schafft.

Mehr zu Zielen, Vorgehen und Nutzen:

  • Project Management Offices (PMO): Unterstützung auf Bereichs- und Unternehmensebene

    Ziel:

    Als permanente Organisationseinheit entwickelt das PMO eine einheitliche PM-Methodik innerhalb des Unternehmens oder eines Bereichs und ist für deren Umsetzung und Fortentwicklung verantwortlich. Abhängig von der konkreten Ausgestaltung des PMOs übernimmt diese Einheit zusätzlich das Projekt-Portfolio-Management und entsendet PM-Experten als Projektleiter, Project Office-Mitarbeiter sowie Product Owner und Scrum Master in die Einzelvorhaben.

    Unser Vorgehen:

    • Aufnahme der Ist-Situation und Anforderungen an ein zentrales PMO
    • Definition der PMO-Services sowie einer aufbauorganisatorischen Lösung
    • Erarbeitung eines Pilotierungskonzepts für priorisierte Services
    • Begleitung der Pilotierung sowie Rolloutvorbereitung/-durchführung
    • Begleitendes Change-Management in allen Phasen und Iterationen

    Nutzen:

    • Praxisnähe und Umsetzbarkeit der PMO-Services durch Anwendung von erprobten Methoden, Prozessen und Werkzeugen auf Einzel- und Multiprojektebene
    • Schnelle Umsetzung und Wirksamkeit im Unternehmen – u.a. durch die Kombination operativer und beratender Dienstleistung
    • Hohe Akzeptanz und breites Engagement aller Beteiligten durch frühe Einbindung
  • Project Offices (PO) in klassischen Projekten und Programmen

    Das Project Office wird für ein Einzelprojekt oder -programm eingerichtet und übernimmt als "starke rechte Hand" der Programm-/ Projektleitung vielfältige Servicefunktionen. Es stellt die Einführung von Prozessen und Methoden sicher und sorgt für deren Einhaltung. Durch Entlastung der Key-Ressourcen im Projektmanagement sowie bei administrativen Aufgaben steigt die Produktivität des Projektteams..

    Im Rahmen des Projektsetups bilden wir – gemeinsam mit den Keyplayern des Projektes – eine Taskforce. Diese übernimmt die Grobplanung und konkretisiert die Ziele. Resultate dieser Phase sind unter anderem:

    • Konkrete Projektbeschreibung mit Zielen, Risiken und Keyplayern
    • Schnittstellendefinitionen mit anderen Projekten
    • Projektstrukturplan und Projektorganigramm
    • Grobplanung von Kosten, Aufwänden und Terminen

    In der Feinplanung bilden wir ein Kernteam mit allen Keyplayern und Stakeholdern. Dieses Team ist verantwortlich für:

    • Anforderungsdefinition
    • Termin- und Aktivitätenplan
    • Aufwands- und Ressourcenplan
    • Kommunikationsplan
    • Qualitätssicherungs- und Dokumentationsplan

    In der Realisierungsphase definieren unsere Projektmanager die Projektinfrastruktur und den Reportingprozess. Im Rahmen des operativen Projektcontrollings gehören dazu folgende Aufgaben:

    • Statuserhebung (Ist-Daten und Prognosewerte)
    • Etablierung eines Frühwarnsystems mit aussagekräftigen Kennzahlen
    • Erarbeitung von Steuerungsmaßnahmen
    • QS- und Ergebnisdokumentation
    • Projektabschlussberichte und Lessons Learned
  • Project Offices (PO) in agilen oder hybriden Projekten und Programmen:

    Für hoch innovative Entwicklungsprojekte eignen sich iterative bzw. inkrementelle Vorgehensweisen und agile Teamstrukturen, die häufig in klassisch geführte Programmstrukturen integriert werden müssen. Dazu wird das Project Office um folgende Aufgabenfelder erweitert:

    • Anpassung des Projekthandbuchs inklusive Rollenbeschreibungen
    • Aggregation der Planungs- und Steuerungsinformationen agiler Teams in ein klassisches Projekt- oder Programm Reporting
    • Funktion als Kommunikationsschnittstelle zwischen agilen Teams und Projekt- oder Programmleitung
    • (Übergeordnete) Releaseplanung
    • Unterstützung im Anforderungs-, Release-, Test- und Umgebungsmanagement
    • Management inhaltlicher Abhängigkeiten zwischen agil und klassisch geführten (Teil-) Projekten

    Im Controlling und Reporting hybrider Programme wenden unsere Projektmanager eine eigens hierfür konzipierte Kennzahlensystematik an, die auf Erfahrungswerten aus zahlreichen Kundeneinsätzen basiert.

    Diese Kennzahlen helfen, auch in hybriden Programmen frühzeitig fehlerhafte Entwicklungen festzustellen um Maßnahmen einzuleiten, die einen erfolgreichen Projektabschluss sicherstellen.