Unser Know-how
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Profitieren Sie von unserem Know-how

Auf dieser Plattform stellen wir Ihnen Informationen zur Verfügung, die in dieser Form in der Literatur nicht zu finden sind. Methodenwissen wurde kombiniert mit vielen Best Practices aus dem täglichen Projektgeschäft unserer Projektmanager.

Neben themenspezifischen Projektmanagement White Papers, finden Sie hier auch Dokumente und Templates für den täglichen PM-Einsatz zum Download.

  • Checkliste Projekt-Kickoff

    Inhalt:

    Ein gelungener Projekt-Kickoff ist die Basis für ein erfolgreiches Projekt: Es gilt, unter den Teilnehmern ein einheitliches Verständnis über das Projektziel zu schaffen. Aufgaben und Rollen der Projektmitarbeiter werden geschärft, Chancen und Risiken ermittelt, erste offene Punkte mit Verantwortlichen versehen. Neben der inhaltlichen Arbeit steht zudem die Teamentwicklung im Vordergrund, denn nur ein Projektteam, das aufeinander eingeschworen ist, kann eine Vision entwickeln. Das Kickoff-Meeting ist der geeignete Zeitpunkt, den Teamentwicklungsprozess mit einer gemeinsamen Aktion zu starten.
     
    Unsere Excel-Checkliste unterstützt Sie bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Kickoff-Meetings. Gegliedert in verschiedene Themenbereiche hilft sie Ihnen, alle relevanten Punkte zum Projekt-Kickoff mit Zieldatum, Verantwortlichkeiten sowie Status zu belegen und nachzuverfolgen. Profitieren Sie von unserem Know-how!
     
    Die Checkliste zum Projekt-Kickoff kann wahlweise auf Deutsch oder Englisch genutzt werden.

    Download des gesamten Textes (PDF)

  • Checkliste Projektabschluss

    Inhalt:

    Ein gut gemanagtes Projekt endet mit einem sauberen Projektabschluss: Die Ergebnisse des Projektes müssen abgenommen und die gesamte Projektdokumentation mit dem Projektabschlussbericht übergeben werden. Die Erfahrungen und gesammelten „Best Practices“ werden für nachfolgende Projekte im Unternehmen aufbereitet. Mit den Projektmitarbeitern werden Abschlussgespräche geführt, bevor diese das Team verlassen.
     
    Mit unserer Excel-Checkliste sorgen Sie dafür, dass der Projektabschluss geordnet durchgeführt wird. Gegliedert in verschiedene Themenbereiche (Dokumentation, Produkt, Kunde, Projektteam, Projektabschlusssitzung, Projekt-Nachfolgephase) hilft sie Ihnen, alle relevanten Punkte zum Projektabschluss mit Zieldatum, Verantwortlichkeiten und Status zu belegen und nachzuverfolgen. Profitieren Sie von unserem Know-how!
     
    Die Checkliste zum Projektabschluss kann wahlweise auf Deutsch oder Englisch genutzt werden.

     

    Download des gesamten Textes (PDF)

  • Checkliste Projektauflösung

    Inhalt:

    Die Projektauflösung ist die am häufigsten vernachlässigte Projektphase: Das Team ist bereits in die Linie re-integriert oder in Nachfolgeprojekte eingebunden - ein „schleichender Auflösungsprozess“ ersetzt ein ordentliches Projektende. Die anfallenden Tätigkeiten werden in der Regel fahrlässig unterschätzt. Beispielsweise müssen Hardware und Räume an das Facility Management zurückgegeben, Lizenzen und Berechtigungen entzogen, die Projektdokumentation gesichert und alle Stakeholder über die Auflösung des Projektes informiert werden.
     
    Mit unserer Excel-Checkliste sorgen Sie dafür, dass die Projektauflösung geordnet durchgeführt wird. Gegliedert in verschiedene Themenbereiche (Rückführung der Mitarbeiter, Rückbau der Projektinfrastruktur, Archivierung der Projektdokumentation) können Sie alle relevanten Punkte zur Projektauflösung mit Zieldatum, Verantwortlichkeiten und Status belegen und nachverfolgen. Profitieren Sie von unserem Know-how!

    Die Checkliste zur Projektauflösung kann wahlweise auf Deutsch oder Englisch genutzt werden.

    Download des gesamten Textes (PDF)

  • Fragebogen Klassisches oder agiles PM?

    Inhalt:

    Projekte können sich nicht nur inhaltlich, sondern auch hinsichtlich ihrer dynamischen Veränderbarkeit stark voneinander unterscheiden. Daher steht jedes Unternehmen an einem gewissen Punkt vor der Entscheidung, nach welchem Vorgehensmodell das Projekt umgesetzt werden soll: Agil oder klassisch? Mittlerweile hat sich das agile Vorgehen in der Unternehmenswelt etabliert und ist gängige Praxis. Beide Methoden verfolgen zwar die gleichen Ziele – Termin-, Budget- und Qualitätstreue - der Weg dorthin gestaltet sich allerdings differenziert. Dabei haben beide Ansätze Ihre Vorteile und auch eine Kombination ist durchaus praxistauglich.!
     
    Unser Excel-Fragebogen unterstützt Sie bei der Lösung der Fragestellung, mit welchem Ansatz Sie Ihr Projektziel am besten erfüllen können.

     

    Download des gesamten Textes (PDF)

  • White Paper: Agiles Projektmanagement

    Inhalt:

    Agile Vorgehensweisen sind längst mehr als nur ein Trend, denn die Schar ihrer Anhänger wächst seit Jahren. Das hat Projekt-immanente, wirtschaftliche als sicherlich auch kulturelle Gründe.

    Bei steigender Komplexität in den Projekten und einem immer dynamischerem Umfeld liefern klassische Vorgehensweisen vielfach nicht mehr oder zumindest nicht schnell genug die richtigen Antworten auf die Herausforderungen des Unternehmensalltags. Klassische, durchgeplante Projektmanagement-Konzepte, die am Ende zwar ein Ergebnis liefern, aber gegebenenfalls eines, das nicht mehr dem Zeitgeist entspricht, geraten zunehmend unter Druck. Auch die Anforderungen der Mitarbeiter in Bezug auf Führung, Selbstorganisation und Kommunikation haben sich in den vergangenen Jahren stark verändert: Wenn von ihnen erwartet wird, aus Fehlern zu lernen und Veränderungen in den weiteren Arbeitsprozess zu integrieren, sollte auch das Vorgehensmodell ihres aktuellen Projektes diese Fähigkeiten haben.

    Agiles Projektmanagement greift diese Entwicklungen auf und stellt immaterielle Werte in den Vordergrund: Menschen, Transparenz, Kommunikation und Flexibilität gewinnen an Bedeutung. Planung, Prozesse und Dokumentation hingegen bleiben zwar ebenfalls wichtig, stehen aber nicht mehr an erster Stelle. Veränderungen werden als integraler Bestandteil von Projektarbeit begriffen, nicht als unliebsames Hindernis auf dem einmal eingeschlagenen Weg.

    Im vorliegenden White Paper werden die Grundannahmen, Werte und Vorgehensweisen agilen Projektmanagements dargestellt und von Methoden mit einer klassischen Prägung abgegrenzt. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf den Vorzügen des agilen Ansatzes: Dem unmittelbaren Kundennutzen durch ein lauffähiges Inkrement nach jeder Iteration, der durchgehenden Flexibilität, Änderungen und Anpassungswünsche in den weiteren Projektverlauf aufzunehmen sowie dem hohen Maß an Transparenz in Bezug auf Ressourcen-Allokation und den aktuellen Projektfortschritt.

    Nach der Erfahrung von Assure Consulting sollte die Entscheidung für oder gegen klassisch bzw. agil nie grundsätzlich oder Ideologie-getrieben, sondern jeweils individuell und projektabhängig gefällt werden. Jede Methode hat ihre Vorteile, aber auch ihre Schwächen. Manchmal ist auch die Kombination beider Ansätze die richtige Lösung.

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  • White Paper: Erfolgsfaktor PMO - Mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit im Projektmanagement

    Inhalt:

    Immer mehr Arbeit findet in Projekten statt. Was früher die Ausnahme war, prägt heute den Unternehmensalltag. Wettbewerbsdruck, Globalisierung und die steigende technische Komplexität vieler Prozesse führen dazu, dass Themen interdisziplinär, global und mit hohem Zeitdruck vorangetrieben werden – eben als Projekt.

    Studien bestätigen die wachsende Bedeutung der Projektwirtschaft. Nach einer Untersuchung von Deutsche Bank Research lag ihr prozentualer Anteil an der Wertschöpfung im Jahr 2007 noch bei rund 2 Prozent, 2020 soll er schon rund 15 Prozent ausmachen.

    Professionelles Projektmanagement wird damit zu einem wichtigen Erfolgsfaktor. Als projektübergreifende Unterstützungsfunktion bei der Einführung und Optimierung von Projektmanagementsystemen hat sich die Etablierung eines Project Management Offices (PMO) bewährt.

    Es trägt dazu bei,

    • die Wirtschaftlichkeit des Projektportfolios zu erhöhen
    • Methoden und Prozesse projektübergreifend zu standardisieren
    • Planungsqualität und Transparenz nachhaltig zu verbessern und
    • die Grundlage für fundierte Entscheidungen des Managements zu schaffen.

    Je nach Aufgabenstellung kann ein PMO zentral oder dezentral organisiert sein. Die inhaltliche Ausrichtung reicht von Steuerungs- und Governance-Funktionen bis hin zur Positionierung als reine Serviceeinheit.

    Ein Phasenmodell mit definierten Review- und Anpassungsprozessen erleichtert den Einstieg in die PMO-Struktur. Engagiertes Sponsorship durch Vertreter des Managements, aktive Kommunikation, Transparenz in der Vorgehensweise und klare Zielvorgaben tragen wesentlich dazu bei, dass sich ein PMO als wertschöpfende Schaltstelle positionieren und die Erwartungen seiner Stakeholder erfüllen kann.

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  • White Paper: Optimierung eines Governance Modells

    Inhalt:

    Sollen Kundenprojekte wertsteigernd im Unternehmen wirken, müssen sie sinnvoll priorisiert und gesteuert werden. Im Sinne einer umfassenden Prozessbetrachtung dürfen die am übergreifenden Unternehmensprozess beteiligten Organisationseinheiten dabei nicht unabhängig voneinander agieren. Vielmehr müssen sie eng miteinander verzahnt sein, damit Projekte und Programme zeit-, leistungs- und kostengerecht abgewickelt werden können. Nur so lassen sich in der Vertriebsphase realisierbare Kundenanforderungen definieren, die die verantwortliche Organisationseinheit anschließend erfolgreich umsetzen kann. Der Fokus muss hier stets auf der Realisierbarkeit der Anforderungen liegen.

    Voraussetzung für eine erfolgreiche Etablierung dieses Ende-zu-Ende-Gedankens sind entsprechende Governance-Mechanismen, wie zum Beispiel ein Portfolio-Board. Sie schaffen eine phasenintegrierende Struktur, in der vor allem die umsetzungsverantwortliche Organisationseinheit die Möglichkeit hat, Kundenanforderungen bereits vor ihrer Implementierung im Hinblick auf Technik, Budget und Fragen des Projektmanagements umfassend abzustimmen. Vor allem Projekte, die vom Vertrieb in die Umsetzung übergehen, sollten einer phasenintegrierenden Governance unterliegen.

    Dieses White Paper stellt aufbau- und ablauforganisatorisch integrierte Governance-Mechanismen als Instrument der ersten Wahl vor, um ein Projektportfolio effektiv und in enger Abstimmung mit den Unternehmenszielen zu optimieren und zu steuern. Als Fallbeispiel dient dabei ein Rollout einer Projektmanagement-Methodik und einem -Tool bei einem weltweit agierenden Telekommunikationsunternehmen. Governance-Mechanismen positionieren sich als wichtiger Hebel für eine erfolgreiche unternehmerische Zielerreichung.

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  • White Paper: Projektmanagement-Standards im Vergleich

    Inhalt:

    Mit der zunehmenden Bedeutung von Projektmanagement ist eine Reihe von Organisationen und Standards entstanden, die das Ziel verbindet, die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten zu erhöhen.

    Als wichtigste internationale Organisationen mit entsprechenden Standards gelten die International Project Management Association (IPMA), das Project Management Institute (PMI) sowie AXELOS mit PRINCE2. Ihre Standards sind branchenneutral. Große Unterschiede gibt es dagegen in Bezug auf Verbreitung, Bekanntheitsgrad, Zertifizierungsstufen und die inhaltliche Ausrichtung.

    Im deutschsprachigen Raum und in China dominiert der IPMA-Standard mit der ICB, dessen besonderes Merkmal neben Fach- und Methodenwissen der starke Fokus auf Soft Skills und die Führungspersönlichkeit des Projektmanagers ist. Steht das Ziel im Vordergrund, Qualifikation und Führungskompetenzen von Programmleitern, Projekt- und Teilprojektleitern oder PMO-Mitarbeitern zu stärken, bietet eine IPMA-Zertifizierung daher klare Vorteile.

    Dem führungsorientierten Konzept der IPMA stellt das Project Management Institute (PMI) mit seinem PMBOK Guide einen stark prozessorientierten Ansatz entgegen. Als mitgliederstärkste Projektmanagement-Organisation bietet das PMI mit dem Project Management Professional (PMP) die weltweit am weitesten verbreitete Zertifizierung an. Finden die Projekte im internationalen Rahmen statt, ist PMI vor diesem Hintergrund eine gute Wahl.

    PRINCE2 gilt in Großbritannien als de-facto-Standard für Projektmanagement. Die Methode ist aus der Praxis für die Praxis entstanden und liefert Best Practice-Methodik. Sie ist auf alle Arten und Größen von Projekten anwendbar, individuell skalierbar und inzwischen in mehr als 50 Ländern verbreitet. Durch die klaren Vorgaben hinsichtlich Prozessen und Rollen bietet PRINCE2 den Vorteil schneller Orientierung und eindeutiger Handlungsempfehlungen. PRINCE2 ist komplementär zu anderen Vorgehensweisen im Projektmanagement, seien es IPMA und PMI oder agile PM-Methoden.

    In erster Linie muss der gewählte PM-Standard aber an die unternehmenseigenen Bedürfnisse anpassbar und gut umsetzbar sein.

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