Die Must-Have-Apps für Ihren Projektalltag

Die Must-Have-Apps für Ihren Projektalltag

Das Smartphone ist heutzutage einer der treusten Begleiter im privaten Alltag. Kochen lernen, Gaming, Musik hören oder mit Freunden in Kontakt bleiben – fast alles ist mit Unterstützung von Apps auf dem Smartphone möglich. Doch auch in der Berufswelt gibt das kleine Helferlein einiges her. E-Mails lesen, Präsentationen vorbereiten, Mindmaps erstellen: Das mobile Multitalent fungiert als Retter in der Not und unterschiedlichste Apps versprechen Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung. Bei diesem Überangebot verliert man schnell die Orientierung: Welche App ist für meine Bedürfnisse die richtige und erleichtert mir die Arbeit wirklich? Wir stellen in diesem Blogartikel eine Auswahl an Apps vor, die Sie mit Mehrwert in Ihren Projektalltag integrieren können. 

„Das Genie beherrscht das Chaos“ vs. „Ordnung ist das halbe Leben“

Klebt Ihr Schreibtisch noch voller Post-its in unterschiedlichsten Formen, Farben und Größen? Probieren Sie es stattdessen doch mal mit einer digitalen Gedächtnisstütze, z.B. der App Microsoft To Do. Wie der Name erahnen lässt, handelt es sich bei dieser App um eine klassische To-Do-Liste für unterwegs. Mit ihr lassen sich schnell und intuitiv diverse Listen mit Notizen, Grafiken, Adressen, Aufgaben und Unteraufgaben erstellen, um beispielsweise Arbeitsaufwände schätzen und so den Arbeitsalltag besser strukturieren zu können. Wurden die Aufgaben einmal angelegt, sind sie auch offline verfügbar. Die einfache Bedienung, die Möglichkeit der Synchronisation auf allen Endgeräten und des Teilens von Listen mit Arbeitskollegen zur gemeinsamen Bearbeitung, machen die App sehr beliebt. 

Hilfreich für einen strukturierten Projektalltag ist auch die App Microsoft Office Lens. Mithilfe dieser App haben Sie praktisch immer einen mobilen Scanner dabei. Dokumente, Quittungen, Visitenkarten, Notizen und Whiteboards können ganz einfach abfotografiert, zugeschnitten und als PDF, Word- oder PowerPoint-Datei gespeichert sowie geteilt werden. Ein einfacherer Weg der Digitalisierung ist kaum möglich.

Mindmeister Branstorming App

Jede großartige Idee beginnt mit einem einzigen Gedanken…

Ob im Büro, auf der Couch oder in der Bahn, mithilfe von Mindmeister können Sie Ihre Gedanken sortieren, Ideen zu einem Thema brainstormen und diese zu einem klaren Bild visualisieren. Die App beinhaltet verschiedenste Layouts, die mit unterschiedlichen Farben und Formen individualisierbar sind. So können etwa das eigene Corporate Design als Hintergrund eingefügt oder favorisierte Schriftarten für Textfelder ausgewählt werden. Erstellte Dateien können jederzeit mit Arbeitskollegen geteilt werden. Ob Sie gemeinsam in einem Büro an einer Projektplanung arbeiten oder hunderte Kilometer voneinander entfernt sitzen, ist ganz egal, denn jeder sieht sofort, an welcher Idee der andere gerade arbeitet. Erstellte Dokumente können im Anschluss ganz einfach als Bild, PDF, Word- oder Excel-Datei geteilt und exportiert werden. Apps mit ähnlichen Funktionen sind bspw. Simplemind, MindNode oder miMind.

Effektives Zeitmanagement: Wie Sie mit der Pomodoro-Technik Ihre Produktivität steigern

Auch wenn der Schreibtisch bis oben hin voll ist mit Arbeit, lassen wir uns oftmals von Kollegen, dem Telefon oder neuen E-Mails ablenken. Die Zeitmanagement App Focus To-Do unterstützt Sie dabei, Aufgaben effizienter zu erledigen. Angelehnt an die Pomodoro-Technik, wird in einem Fokus-Intervall von 25 Minuten intensiv und konzentriert gearbeitet und anschließend eine Pause von fünf Minuten gemacht. Nach vier Arbeitsintervallen steht eine längere Pause an. Die getakteten Arbeits- und Pausenintervalle fördern die Konzentration, schaffen mehr Freiräume für Kreativität und können die Leistungsfähigkeit fördern. Die Arbeits- und Pausenintervalle können in der App individuell angepasst werden. Nach Ablauf des Intervalls ertönt ein Signal, ähnlich eines Weckers, um die User daran zu erinnern, dass das nächste Zeitintervall beginnt. Darüber hinaus können User Aufgaben und Intervalle für den Tag planen und sich Statistiken auf Tages- oder Wochenbasis anzeigen lassen, um Auskunft darüber zu erhalten, wie viele Pomodoro-Intervalle im Betrachtungszeitraum absolviert oder wie viele Aufgaben erfolgreich erledigt worden sind.

Und sollten Sie im hektischen Arbeitsalltag auf einen interessanten Artikel stoßen, der Sie von Ihren dringenden To-Dos ablenken könnte, speichern Sie ihn doch einfach in der App Pocket ab und heben Sie sich den Artikel für eine ruhige Minute auf. In der App Pocket können webbasierte Inhalte, wie z.B. Videos, Podcasts, Apps oder Internetlinks, gespeichert und jederzeit, auch offline, wieder abgerufen werden. So können Sie sich spannendem Content genau dann widmen, wenn es für Sie passt – z.B.  auf einer Zugfahrt oder zu Hause auf dem Sofa. 
 

Verbesserte Zusammenarbeit im Team mithilfe von Apps? Die Möglichkeiten sind grenzenlos.

Wer für die Verwaltung von Projekten oder als Produktivitätsmethode Kanban Boards nutzt, kann dies gezielt mit der App Trello tun. Gerade für kleinere Projekte kann das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool sehr hilfreich sein. Dazu werden in Trello Aufgaben auf Karten notiert und thematischen Listen zugeordnet. Die Darstellung ist einfach gehalten und sehr intuitiv. Die erstellten Karten können per „drag and drop“ unkompliziert und schnell verschoben sowie dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet werden. Trello kann gleichermaßen als webbasierte Version oder als App auf dem Smartphone genutzt und miteinander synchronisiert werden. 

Virtuelle Whiteboard App Miro

Das Arbeiten in standortübergreifenden Teams ist mit besonderen Herausforderungen verbunden. Um eine optimale Kommunikation und die Zusammenarbeit in Brainstorming-Sessions oder Planungsrunden bestmöglich zu unterstützen, ist ein virtuelles Whiteboard eine gute Option, z.B. mit der App Miro. Wie auf normalen Whiteboards lassen sich Inhalte unterschiedlichster Art darstellen. Der Vorteil dabei ist, dass sich zusätzliche Medien, wie Videos, Screenshots oder Dokumente einbinden und Inhalte einfach verschieben lassen. Die Ergebnisse können jederzeit geteilt, präsentiert, exportiert und versendet werden. Miro kann man sowohl in der App als auch im Web nutzen und darüber hinaus mit diversen Plug-ins erweitern und in Apps wie beispielsweise Microsoft Teams, Slack oder Trello integrieren.

Wenn Sie in einem agilen Projektumfeld unterwegs sind, probieren Sie doch einmal die App Agile Coaching Cards aus. Mithilfe dieser App können Sie sich in Ihrer Rolle als Scrum Master, Agile Coach, Product Owner o.Ä. inspirieren lassen. Die digitalisierten Coaching-Karten helfen Ihnen, Ideen zur Durchführung von Retrospektiven, Sprint Plannings und Workshops zur Entscheidungsfindung zu sammeln, zu strukturieren und immer und überall darauf zugreifen zu können. Diverse Kartensets unterstützen dabei, Situationen zu hinterfragen, neue Ideen für Teamübungen zu generieren oder mithilfe von Pokerkarten die Aufwandschätzungen in Entwicklungsteams zu vereinfachen.

 

Unsere Empfehlung für einen besseren Durchblick im App-Dschungel

Im App Store Ihres Smartphones finden Sie heutzutage zahlreiche Apps, die den Projektalltag erleichtern und das Projektmanagement nachhaltig unterstützen können. Die von uns vorgestellten Apps geben einen ersten Einblick in die zahlreichen Möglichkeiten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, mit Apps zu arbeiten, ist es nicht immer ganz einfach, die richtige Anwendung für den eigenen Bedarf zu finden: Zum einen soll sie deutlichen Mehrwert erzielen und zum anderen intuitiv bedienbar sein. Vergleichen Sie daher verschiedene Produkte miteinander und testen Sie, welche App Ihren Anforderungen am ehesten entspricht. Vielleicht finden Sie bei der Recherche ja direkt Ihr neues Lieblingstool!

 

Marleen Willing
Consultant
Assure Consulting

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