#EinfachProjektmanagement - Ein Workshop bei Hanseatic Help

Einfach Projektmanagement – Ein Workshop bei Hanseatic Help

Gerade im Non-Profit-Sektor gilt: Werden durch unzureichende Planung, Strukturierung und Fokussierung kostbare Zeit und finanzielle Mittel aufgezehrt oder gesetzte Ziele nicht erreicht, kann das zu Demotivation engagierter Mitarbeiter und freiwilliger Helfer führen – mit unmittelbaren Konsequenzen für die Hilfebedürftigen. In unserem Workshop haben wir gemeinsam mit den Teilnehmern von Hanseatic Help e.V. einfache Methoden des Projektmanagements an einem aktuellen Vorhaben durchgespielt und dadurch die Vorteile einer gründlichen Projektplanung erarbeitet.

Strukturierte Projektplanung ermöglicht schnellen Nutzen für Bedürftige

Im letzten Jahr haben drei unserer Consultants im Rahmen einer freiwilligen Aktion den Hamburger Hilfsverein Hanseatic Help unterstützt. Wir haben uns das Motto des Vereins „EinfachMachen“ zu Eigen gemacht und einen halbtägigen Projektmanagement-Workshop organisiert und durchgeführt. Bei Hanseatic Help e.V. werden zahlreiche Projekte parallel abgewickelt, sodass wir mit unserem Projektmanagement-Knowhow einen wertvollen Beitrag leisten konnten. Für uns war die Aktion eine spannende Abwechslung zu unserem Arbeitsalltag mit einem bereichernden Einblick in den Non-Profit-Sektor (Foto: v.l. die Consultants Ole Jacobsen, Julia Bosbach, Stephanie Gallasch beim Workshop mit Hanseatic Help).

Assure Consultant Projektmanager bei Hanseatic Help Workshop

Nach einem ersten Austausch über die Inhalte des Workshops wurde deutlich, dass einige Hanseatic Help Mitarbeiter sehr viel, andere eher wenig theoretisches Vorwissen zum Thema Projektmanagement hatten. Daher haben wir nach einem kurzen Kennenlernen und Abfragen der Erwartungshaltungen im Workshop zunächst den klassischen „Project Life Cycle“ und zugehörige pragmatische Steuerungsinstrumenten vorgestellt und erläutert.

Mit diesem Basiswissen im Gepäck haben wir gemeinsam ein aktuelles Projekt des Vereins zur Förderung der Integration von Flüchtlingen geplant. Hier zeigte sich schnell, dass Projekte im Non-Profit-Sektor teilweise mit ganz besonderen Schwierigkeiten zu kämpfen haben, die zu einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität führen. Gerade die Projektmanagement-Dimensionen „Zeitliche Planung“, „Projektinhalt“ und „Ressourcen“ führten zu einem intensiven Austausch mit den Workshop-Teilnehmern.

Im Non-Profit Bereich ist die Umsetzung von Hilfsprojekten oft eine Herzensangelegenheit. Daher besteht bei vielen Mitarbeitern der Wunsch, schnell nachhaltigen Mehrwert bei hilfsbedürftigen Gruppen zu generieren. Eine dezidierte und strukturierte Planung zu Projektbeginn wird daher zu Gunsten schneller Hilfe oftmals aus den Augen verloren. Bei kleinen Projekten kann dies funktionieren. Wenn jedoch externe Geldgeber involviert sind oder der Projektumfang wächst, stößt diese Methode schnell an ihre Grenzen.

 

Mut zur Priorisierung als Erfolgsfaktor

Eine weitere Herausforderung im Non-Profit-Sektor besteht darin, Projektziele abzugrenzen. Dazu gehört auch die Entscheidung, welche Themen im Rahmen eines Projektes bewusst nicht angegangen werden. Gerade im Hilfssektor ist diese Abgrenzung, auch unter moralischen Gesichtspunkten, schwierig – wer möchte schon entscheiden, welche Bedürftigen sofort Hilfe bekommen und welche vielleicht erst später? Eine klare Unterscheidung zwischen Zielen und Nicht-Zielen ist aber essentiell, da auf diese Weise begrenzte finanzielle Mittel und Ressourcen effizient eingesetzt werden können. Um Hanseatic Help in diesem Prozess zu unterstützen, haben wir in unserem Workshop zunächst die Ziele für das anstehende Projekt festgelegt. 

In der Diskussion mit den Workshop-Teilnehmern wurde schnell deutlich, dass die Herausforderung der Abgrenzung nicht nur einzelne Projekte, sondern das gesamte Projektportfolio des Vereins betrifft. Aufgrund der großen Not vieler Bedürftiger werden viele verschiedene Themen gleichzeitig angegangen. Diese folgen aber keiner klaren Priorisierung, Strukturierung und Planung. Daher sind wir im Workshop noch einen Schritt weiter gegangen und haben uns das Projektportfolio des Vereins genauer angeschaut. Hierzu haben wir in einem großen, gut sichtbaren Kanban-Board zunächst gesammelt, welche Projekte und Ideen es im Verein gibt. Diese haben wir den Spalten „Themenparkplatz“, „Plan“, „In Arbeit“ und „Fertiggestellt“ zugeordnet. Wir haben diskutiert, welche Projekte auf die kurz-, mittel- und langfristige Strategie des Vereins einzahlen und welche nicht. Anschließend haben wir priorisiert, welche Projekte in die Spalte „Plan“ rücken und welche zunächst im Themenparkplatz bleiben. So haben die Mitarbeiter von Hanseatic Help eine bessere Übersicht über das gesamte Projektportfolio und mit dem Kanban Board gleichzeitig ein Tool erhalten, mit sie auch in Einzelprojekten Aktivitäten effizient organisieren und Ressourcen zuteilen können.  

 

Strukturierung als Schlüssel zum langfristigen Projekterfolg

In Non-Profit-Organisationen arbeiten viele sehr engagierte Mitarbeiter, die über eine besondere Passion und Expertise in ihrem Arbeitsbereich verfügen. Gerade Hanseatic Help hat nur wenige festangestellte Mitarbeiter – ein Großteil der Belegschaft besteht aus freiwilligen Helfern. Das birgt Herausforderungen in Bezug auf die Personalplanung und die verbindliche Übernahme von Aufgaben.
Jede helfende Hand wird für die operative Umsetzung der Projekte benötigt. Häufig bleiben deshalb Aufgaben im Bereich Strukturierung, Planung und Controlling auf der Strecke. 
Diese Aufgaben scheinen zunächst keinen großen Mehrwert zu bieten, wenn es darum geht, Hilfsbedürftigen schnelle Unterstützung zu ermöglichen. Allerdings sind sie langfristig unabdingbar, um die ohnehin knappen zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen effizient einzusetzen. 

Hanseatic Help Logo

#EinfachProjektmanagement: Zusammenarbeit mit Zukunft

Die vermittelten Best Practices sowie der Gewinn an Transparenz durch das Kanban-Board haben bereits nach kurzer Zeit einen Mehrwert gebracht:

„Die theoretische Bearbeitung eines unserer aktuellen Projekte während des Workshops, das mit ein paar Baustellen behaftet war, hat uns sehr geholfen und Sicherheit gegeben. Viele Probleme des Projektes konnten wir mit Hilfe der Projektmanagement-Experten von Assure Consulting in konzentrierter und gleichzeitig lockerer Atmosphäre lösen. Dass sich die Beraterinnern und Berater so viel Zeit für uns genommen haben, insbesondere für die Vor- und Nachbereitung des Workshops, empfinden wir nicht als selbstverständlich. Wir sind sehr dankbar für die Zusammenarbeit.“  

Malte Wittmann, Freiwilligen- und Projektkoordination, Hanseatic Help

Wir werden definitiv für weitere, themenspezifische Workshops bei Hanseatic Help e.V. zu Gast sein und CSR-Maßnahmen gemeinsam mit dem Verein planen. Uns hat es sehr viel Freude bereitet, gemeinsam mit den engagierten Mitarbeitern von Hanseatic Help in den Non-Profit-Sektor einzutauchen und hier mit unserer Projektmanagement-Erfahrung praktischen Nutzen zu stiften. 

 

 

Ole Jacobsen | Stephanie Gallasch | Céline Allner 
Consultants
Assure Consulting

Hanseatic Help freut sich immer über Unterstützung und setzt stetig neue, interessante Projekte um! Vor dem Hintergrund der COVID19-Pandemie hat der Verein beispielsweise eine Plattform zur Nachbarschaftshilfe ins Leben gerufen, um Menschen aus Hochrisikogruppen mit freiwilligen Helfern zu matchen.