Microsoft Yammer - die Geheimwaffe einer guten unternehmensinternen Kommunikation

Microsoft Yammer bei Assure Consulting

Im Zeitalter von sozialen Medien und digitalen Plattformen wurde auch die Unternehmenskommunikation von der Digitalisierung eingeholt. Während soziale Apps wie Instagram, Facebook, Xing und Co seit Jahren zur Standardausrüstung der Generation Y und Z zählen, ziehen die sozialen Netzwerke nur langsam in die Grundausstattung einer gut sortierten unternehmensinterne Kommunikation ein. Doch die Kommunikationsgewohnheiten der Menschen ändern sich stetig - das müssen auch Unternehmen erkennen und sich den neuen Gegebenheiten anpassen. Diesen Need of Change haben auch wir bei Assure Consulting im Jahr 2018 identifiziert und unserer IT-Infrastruktur einem Facelift unterzogen.

Eine gute interne Kommunikation hat maßgeblichen Einfluss auf das Unternehmensklima

Bei Assure Consulting arbeiten wir weder gemeinsam an einem Arbeitsplatz, noch treffen wir im Arbeitsalltag aufeinander. Der Arbeitsplatz unserer Consultants ist im Zug, im Homeoffice oder vor Ort beim Kunden. Um die Zeit zwischen Teammeetings, Weihnachtsfeier oder dem SummerJam zu überbrücken, ist es wichtig, dass wir intern vernetzt sind und in Kontakt bleiben. Ein familiärer und freundschaftlicher Umgang ist das Fundament unseres guten Arbeitsklimas und das sollte auch trotz der notwendigen Veränderung so bleiben. Unsere IT-Ausstattung muss mit der Schnelllebigkeit des Beraterlebens mithalten können und vor allem mobil und flexibel sein. Für 2018 stand daher auf der Agenda, unsere interne Unternehmenskommunikation zu revolutionieren: E-Mail, iMessage und Schwarzes Brett – so 2017.

Smartphones

Einfache Handhabung durch Ähnlichkeit zu Benutzeroberflächen anderer sozialer Netzwerke

Unser Kommunikations-Team hat in seinem Jahres-Kickoff 2018 mobile Mitarbeiter-Apps unter die Lupe genommen. Vor allem das soziale Unternehmensnetzwerk Microsoft Yammer hat uns dabei, aufgrund seiner einfachen Handhabung, besonders gut gefallen. Mittels der Teilen- und Kommentieren-Funktion von Nachrichten, Bildern und Dokumenten ermöglicht Yammer die einfache und schnelle Vernetzung alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Durch soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter & Co wirkt die Oberfläche erstaunlich bekannt und kann daher intuitiv genutzt werden. Die Entscheidung, Yammer als unser erstes unternehmensinternes soziales Netzwerk einzuführen, ist uns daher nicht schwergefallen.

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Wenn der Pilot zum Regelbetrieb wird

Projektmanagement ist unser Kerngeschäft, die Schritte einer Tool-Einführung beherrschen wir aus dem Effeff, dennoch lautete unsere Devise bei diesem Projekt bewusst: einfach mal ausprobieren! Yammer ist Bestandteil des Microsoft Office 365 Paketes, daher war die Aktivierung der Lizenzen durch unsere IT relativ schnell umgesetzt - wir legten los. Im Januar 2018 starteten wir einen sechsmonatigen Piloten mit ausgewählten Stakeholdern wie Kollegen der internen Kommunikation, Führungskräften und Teamleitern. Der Pilot war schon nach kurzer Zeit ein voller Erfolg, wir „yammerten“ was das Zeug hielt, das sprach sich rum. Auch andere Kollegen wollten dieses „coole“ neue Tool ausprobieren, sodass wir unseren initial kleinen Kreis an Testpersonen sukzessive erweitert haben.

Und tatsächlich lief es dann doch ganz anders als geplant: Angedacht war eine Big-Bang-Einführung, zu dem an einem klar definierten Termin alle Kollegen für Yammer freigeschaltet werden sollten. Doch da dank der unerwartet hohen Resonanz zum Zeitpunkt des Go-live bereits 60 Prozent der Kollegen auf Yammer angemeldet waren, war die offizielle Inbetriebnahme fast schon Nebensache. Trotzdem mussten die Kollegen instruiert und informiert werden. In zwei Online-Sessions wurden die Kollegen in die Yammer-Grundlagen eingeführt. Assure-interne „Erklärungsvideos“ und Schulungsunterlagen wurden bereitgestellt.

Yammer im Berateralltag

Eine gute Mischung zwischen informeller und offizieller Kommunikation

Um beim Start des Regelbetriebs von Yammer bereits eine gewisse Struktur vorzugeben, haben wir initial eine Gruppenschema angelegt. So gibt es eine eigene Gruppe für offizielle Unternehmensnews, eine Gruppe für Neuigkeiten aus der Personalentwicklung oder eine Gruppe, in der neue Mitarbeiter sich den Kollegen vorstellen. Um gerade für diesen offiziellen Part niemanden unerreicht zu lassen, werden alle Assure-Kollegen in dieser – öffentlichen – Gruppe vom Administrator hinzugefügt. Jedes Team wiederum hat seine eigene – private – Gruppe um beispielsweise Teammeetings, CSR-Maßnahmen oder Vorabende zu planen. Aber wie soll es anders sein: Lässt man 120 Projektmanager auf eine nahezu Grüne Wiese, entstehen Gruppen für Projektmanagement-Witze, für „Life-Hacks“ im Berateralltag und Best Practises des Projektmanagements. Das Assure-Yammer hat mittlerweile eine sehr positive Eigendynamik entwickelt – genauso, wie wir uns das vorgestellt haben.

Unser Yammer ist vor allem fokussiert auf das angenehme Miteinander, Bilder im Anzug oder Kostümchen sind hier ebenso selten wir Business-Floskeln. Wir teilen Bilder, wir verabreden uns zum Feierabendbier, wir kommentieren mit GIFs und Hashtags – es herrscht ein lockerer Umgangston ohne, dass sich jemand vom Vorgesetzen überwacht fühlt. Dennoch hat jedes Spiel auch seinen Spielverderber und das ist in unserem Fall der bereits erwähnte „Yammer Administrator“ – ganz ohne Regeln geht es auch bei uns nicht. Er wacht über die Yammer-Guidelines, welche beispielsweise die Grundstrukturen erläutern, an den gesunden Menschenverstand beim Teilen von Inhalten erinnert oder auch praktische How-to’s und Kniffe postet, die eine Benutzung von Yammer kinderleicht machen.

Vernetzung unserer Non-Desk Kollegen und Steigerung der unternehmensinternen Transparenz machen Yammer zum Erfolg bei Assure

Nach mittlerweile über einem Jahr Nutzung ziehen wir Resümee: Yammer ist für Assure Consulting ein voller Erfolg: Die interne Kommunikation unserer Berater ist auf ein neues Level gehoben worden. Ohne Yammer? Nicht mehr bei uns! Für uns ist Yammer die perfekte Plattform für den informellen Kommunikationsaustausch zwischen Kollegen abseits vom Kunden sowie für offizielle Verkündungen, die die gesamte Firma erreichen sollen. Yammer hat die Transparenz in unserem Unternehmen maßgeblich gesteigert.

Marina Müller
Consultant
Assure Consulting GmbH