Team-Kommunikation aus dem Homeoffice meistern

Team-Kommunikation aus dem Homeoffice meistern

Um das Zusammenarbeiten virtuell und digital zu vereinfachen, und Meetings, Trainings und Workshop online umzusetzen, haben unsere Beraterinnen und Berater eine Auswahl an IT-Tools getestet. Im Folgenden stellen wir die Tools und Anwendungsbereiche vor, mit denen wir in den vergangenen Wochen intensive Erfahrungen sammeln konnten.

Im zweiten Teil unserer Serie zu digitaler Kollaboration und Remote-Arbeit (Teil 1 finden Sie hier) geben wir Ihnen einen Einblick in die Erfahrungen unserer Beraterinnen und Berater. Wir zeigen, wie wir in der aktuellen Situation unsere Projekte im Kundeneinsatz realisieren und auch intern weiterhin eng im Kontakt bleiben.
 

Tools für effiziente Zusammenarbeit aus dem Homeoffice 

Digitale White Boards & Brainstorming Tools

„Metro Retro“ ist ein digitales Whiteboard, das sich insbesondere für die Durchführung von Retrospektiven und Brainstorming-Sessions eignet. Die Retrospektive ist ein regelmäßiges Meeting in agilen Projekten, in dem man auf Geleistetes zurückschaut, um daraus Maßnahmen abzuleiten, die den weiteren Projektverlauf optimieren.

Wie funktioniert Metro Retro und was kann man damit machen?

Mit dem Online-Tool Metro Retro kann man Whiteboards, Flipcharts und Post-its komplett nachbilden. Jedes Teammitglied muss sich zunächst mit der E-Mail-Adresse registrieren, dann können alle zeitgleich an einem Whiteboard arbeiten. Im Zuge einer Retrospektive können alle Teilnehmer virtuelle Post-its zu den abgefragten Themen verfassen. Metro Retro verfügt über eine „Hide and Share“-Funktion, sodass jeder Teilnehmer zunächst nur für sich Post-its verfassen kann, bevor sie mit dem gesamten Team geteilt werden. Die Post-its lassen sich anschließend einfach vom Moderator thematisch sortieren, umkreisen und mit Titeln beschriften. Es lässt sich hervorheben, welche Post-its von wem erstellt wurden. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, auf Teammitglieder individuell einzugehen. Das fertige Board kann im Anschluss an die Retrospektive heruntergeladen werden und bleibt für drei Wochen im Tool abrufbar. 
 

Planning Poker mit Scrum Karten

PlanITPoker: Planning Poker online abbilden

Ein weiteres spannendes Tool für den Einsatz in agilen Projekten ist das Planning-Poker-Tool „PlanITPoker“. Das sogenannte Planning Poker ist eine agile, spielerische Aufwandsschätzung von User Stories, welche Features eines Produktes aus Sicht des Endnutzers beschreiben. User Stories lassen sich einfach in PlanITPoker hinzufügen. Wie sonst im Büro werden die zu bewertenden User Stories zunächst besprochen. Anschließend werden die Pokerkarten im Tool aufgedeckt, die zu bewertende User Story steht dabei über den aufgedeckten Karten. Jeder Teilnehmer kann sich dann für eine Pokerkarte, also für seine persönliche Bewertung der jeweiligen User Story, entscheiden. Alle Bewertungen werden gleichzeitig aufgedeckt. Im Anschluss bespricht man wie gewohnt die Einschätzungen und einigt sich auf eine Bewertung. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Schätzprozess online deutlich schneller abläuft als normalerweise im Büro. 

Und wie läuft der Homeoffice-Alltag bei Assure Consulting?

Nicht nur Meetings und Workshops finden bei Assure Consulting derzeit virtuell statt. Auch virtuelles Co-Working, digitale Kaffeepausen und unsere virtuelle Quizrunde „Brain-fit“ gehören bei uns schon zum Alltag. Nachfolgend berichten unsere Kolleginnen und Kollegen über ihre Erfahrungen.

Virtuelles Onboarding

Am 1. April durften wir eine neue Kollegin begrüßen. Doch wie funktioniert in der aktuellen Situation die Einarbeitung? Normalerweise beginnen wir das Onboarding neuer Kollegen mit den „Startertagen“. Begleitet von einer unserer Beraterinnen oder Berater werden den Neueinsteigern zwei Tage lang wichtige Informationen und Wissenswertes rund um Assure Consulting vermittelt. Die Neueinsteiger haben die Möglichkeit, die Kollegen im Back Office kennen zu lernen, Fragen zu stellen und sich mit allem vertraut zu machen. Überraschenderweise war es gar nicht so schwer, die Startertage virtuell umzusetzen und wir haben unsere neue Kollegin direkt gefragt, wie es ihr gefallen hat:

Sophie: Hallo Stella, erst einmal herzlich Willkommen im Team! Wie hat dir denn dein außergewöhnlicher Start bei uns gefallen?

Stella: Ich hatte vor dem Start schon einige Telefonate geführt: mit meiner Teamleiterin und der IT und auch mein IT-Equipment habe ich schon vor meinem ersten Tag erhalten. Ich war einfach froh, dass alles problemlos funktioniert hat. Meine Startertage haben per Videokonferenz mit Microsoft Teams stattgefunden. Die zwei Tage waren in vier Blöcke eingeteilt. Trotz der digitalen Übertragung hat es sich sehr persönlich angefühlt. Meine Einarbeiterin und ich waren permanent im Dialog. Ich konnte jederzeit Fragen stellen und wurde dadurch sehr gut abgeholt. In den Pausen sind wir dann auch mal in die digitale Kaffeeküche „gegangen“, wo ich mehrere Kollegen kennenlernen konnte – das war großartig! 

Sophie: Wir freuen uns, dass wir dich trotz dieser außergewöhnlichen Situation als neue Kollegin im Team begrüßen und dir einen herzlichen und reibungslosen Einstieg ermöglichen konnten.

Virtuelles Co-Working

Beim virtuellen Co-Working treffen sich unsere regionalen Teams täglich in einer Videokonferenz von 9 bis 12 Uhr. Die Teilnahme ist optional und Moderatoren regeln die Pausenzeiten, in denen Privates und Berufliches gleichermaßen im Fokus stehen kann. Unsere Erfahrungen zeigen, dass das gemeinsame Arbeiten effektiv ist: Pausenzeiten werden durch die Moderatoren kurzgehalten und es besteht die Möglichkeit, sich direkt auszutauschen. Das virtuelle Co-Working ersetzt zwar nicht das gemeinsame Arbeiten im Büro, aber es entsteht trotzdem ein Gefühl von Gemeinschaft. Kollegen, die seit Wochen alleine im Homeoffice arbeiten, berichten, dass es ein kleines Stück Normalität und sozialen Kontakt ermöglicht. Virtuelles Co-Working ist für uns ein bereicherndes Konzept, das einfach und mit wenig Aufwand umsetzbar ist.

Quiz Night Schilder in Neonfarben an dunkler Wand

Virtuelle Quizrunde

Auch unsere Event-Managerin Lara hat sich Gedanken gemacht, wie sie trotz Kontaktsperre und Arbeit aus dem Homeoffice alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammenbringen kann, um für Abwechslung im Arbeitsalltag zu sorgen. 

Sophie: Was hat dich auf die Idee gebracht, „Brainfit“ zu entwickeln?

Lara: Ich war auf der Suche nach einer lustigen Idee, die das Team zusammenbringt, an der alle teilnehmen können, die leicht umsetzbar und immer wieder verwendbar ist. Bei meiner Suche bin ich auf Kahoot gestoßen. Ähnlich wie bei der App „Quizduell“ habe ich mir Fragen aus verschiedenen Kategorien für ein abwechslungsreiches Quiz überlegt. Alle Quiz-Teilnehmer können sich einfach mit einem Code online einloggen und gleichzeitig gegeneinander spielen (z.B. via Microsoft Teams).

Sophie: Und wie fällt dein Zwischenfazit aus?

Lara: Bisher hat jede Session reibungslos funktioniert und der Kampf um die „Quiz-Krone“ ist bereits in vollem Gang. Das Online-Quiz ist eine gute Möglichkeit, zusammenzukommen und Spaß zu haben. Das Feedback ist durchweg sehr gut: Ich war besonders positiv überrascht über die hohe Teilnehmerzahl und nach dem ersten erfolgreichen Probelauf bieten wir aktuell mehrmals wöchentlich 30-minütige „Brainfit-Sessions“ auf freiwilliger Basis an.

Ob bei unseren Kundeneinsätzen oder intern – wir haben Wege gefunden, das Beste aus der aktuellen Situation herauszuholen.
Was machen Sie für Erfahrungen mit der virtuellen Zusammenarbeit? Diskutieren Sie auf XING oder LinkedIn direkt mit uns!

 

Sophie Junge
Consultant
Assure Consulting