Warum sind wir oft beschäftigt, aber nur selten produktiv?

Warum sind wir oft beschäftigt, aber nur selten produktiv?

Führungskräften und ihren Teams werden für das Management ihrer Aufgaben vielfältige digitale Tools und Möglichkeiten der Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt. Häufig wird in diesem Zusammenhang jedoch vergessen, dass trotz allem der Mensch im Zentrum steht und technische Lösungen sowie Methoden der Zusammenarbeit nur als Unterstützung dienen können. Effektives Selbstmanagement ist daher der Schlüssel zum produktiven Arbeiten.

Sei schnell, effizient und immer präsent!?

Starke Konkurrenz, hohe Qualitätsstandards und steigender Wettbewerbsdruck am Markt erfordern zu jeder Zeit eine hohe Leistungsbereitschaft von Führungskräften. Sie und ihre Mitarbeiter versuchen an einem Arbeitstag möglichst viel zu schaffen, um den stetig wachsenden Anforderungen, insbesondere getrieben durch die Digitalisierung, gerecht zu werden (lesen Sie hierzu auch unseren Blogartikel „Projektmanagement-KI: Chance oder Risiko?“). 
Ebenso führen die Veränderungen der Arbeitsbedingungen durch die New Work-Bewegung („Digitale Trendthemen im Projektmanagement“) mit immer neuen digitalen Lösungen für die Teamarbeit („Digitale Kollaboration: Welchen Reifegrad erreicht Ihr Unternehmen“) zu neuen Herausforderungen. 

Insbesondere von Führungskräften werden daher häufig ständige Erreichbarkeit und schnelle Entscheidungsprozesse verlangt, um Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter zufriedenzustellen. Folglich werden während des Online-Meetings E-Mails beantwortet und beim Frühstück die ersten Telefonate erledigt. Darüber hinaus steht in der Mittagspause oder am Abend Networking für zukünftige Projekte auf der Agenda. 
Diese vielfältigen Anforderungen führen dazu, dass wir zwar immer häufiger beschäftigt, aber nicht unbedingt produktiv sind. Wir stellen uns am Ende eines Arbeitstages die typische Frage: „Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht?“ Die Zeit verfliegt, aber die Aufgaben scheinen nicht weniger, sondern im Gegenteil die To-Do-Liste immer länger zu werden. Nicht selten führt dies zu einer verstärkten Unzufriedenheit – die allgemeine Arbeitsleistung und die Motivation sinken. 

Selbstmanagement als Schlüssel zu Produktivität und Zufriedenheit

Um einer solchen Überforderung vorzubeugen sowie für mehr Effizienz und Zufriedenheit im Arbeitsalltag zu sorgen, helfen bereits kleine Maßnahmen. Diese können dabei unterstützen, persönliche Verhaltensmuster zu modellieren. Im Rahmen des Selbstmanagements spricht man in diesem Zusammenhang von sogenannten Interventionsmöglichkeiten:

  •    Festlegen von Zeitblöcken für ungestörtes und konzentriertes Arbeiten
  •    Bearbeitung gleichartiger, kurzer Aktivitäten in einem Block 
  •    Einplanen von Pufferzeiten
  •    Festlegen von Kommunikationsfenstern
  •    Berücksichtigung der individuellen Leistungskurve über den Arbeitstag
     

Auf Basis dieser Ansätze haben wir für Sie vier Strategien für die konkrete Umsetzung zusammengestellt. 

Fragen zur Selbstreflexion der Arbeitsweise und Produktivität

Strategie 1: Reflexion der eigenen Arbeitsweise

Zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen oder sogenannten „Zeitfressern“ im Hinblick auf die persönliche Arbeitsweise ist eine der bekanntesten Methoden des Selbstmanagements die Selbstreflexion. Es geht um das Erkennen von Verhaltensweisen durch bewusstes Hinterfragen von Verhaltensmustern und Gewohnheiten. Für eine zielführende Umsetzung dieser Methode empfehlen wir, konkrete Zeitfenster einzuplanen, in denen die bewusste Selbstbeobachtung stattfindet (z. B. zum Ende oder Start der Arbeitswoche). Die Fragestellungen (rechts) bieten eine gute Orientierungshilfe:

Zeit- und Aufgabeneinteilung nach eigenem Biorhythmus

Strategie 2: Struktur schaffen durch Routine und Orientierung am persönlichen Biorhythmus

Die Etablierung von Routinen und Strukturen sowie die Orientierung am persönlichen Biorhythmus schaffen Freiraum für konzentriertes und kreatives Arbeiten. Denn ein fester Rahmen um den Arbeitstag erhöht das Gefühl von Sicherheit. Eine kurze Morgen- und Abendroutine von bereits 10 - 15 Minuten (z. B. 5 Minuten Stretching,10 Minuten Meditation) als Rahmen schaffen einen nachweislichen Effekt im Hinblick auf mehr Gelassenheit (Hier finden Sie weitere Informationen zur Relevanz einer Morgenroutine). Durch die Etablierung von Routinen wird Entscheidungsenergie eingespart, sodass mehr Energie für das Erreichen gesetzter Tagesziele zur Verfügung steht. Auf der linken Seite sehen Sie ein Beispiel für die Planung eines Arbeitstages auf Basis des persönlichen Biorhythmus. Da der Biorhythmus von Person zu Person sehr stark variiert, dient die Abbildung als Anregung. Es gilt, persönlichen Bedürfnisse bei der individuellen Planung zu berücksichtigen.

Strategie 3: Mediale Pausen für mehr Konzentration 

Planung und Strukturierung des Arbeitstages bilden den ersten Schritt für mehr Effizienz. Genauso wichtig ist es jedoch, die Konzentrationsphasen auch durch mediale Pausen zu unterstützen. Andernfalls kann es zu einem starken Produktivitätsverlust, Frustration und Müdigkeit kommen. Nachweislich werden Arbeitnehmer im Durchschnitt bereits nach 11 Minuten, in denen Sie konzentriert an einem Thema arbeiten, unterbrochen. Danach dauert es knapp 25 Minuten bis die ursprüngliche Aufgabe wieder aufgenommen wird (Hier finden Sie die Ergebnisse einer umfangreichen Studie von Gloria Mark der University of California.). Der Mitarbeiter muss sich wieder in das Thema hineindenken, die letzten Ideen rekapitulieren und ggf. noch einmal neu sortieren – das kostet Zeit und Nerven (Lesen Sie dazu einen spannenden Impuls auf ZEIT Online: Der Fluch der Unterbrechung). Folglich sollten in Konzentrationsphasen alle Störquellen, wie das Mobiltelefon sowie Benachrichtigungen durch E-Mails und Chats, unbedingt vermieden werden. 

 

Strategie 4: Sportliche Aktivität als Ausgleich zwischen An- und Entspannung

Sportliche Aktivitäten, wie z. B. eine kleine Laufrunde, ein Spaziergang, Yoga oder Stretching helfen dabei, eine gute Balance zwischen An- und Entspannungsphasen im Arbeitsalltag zu erzielen. Eine bewusste Integration von aktiven Pausen in den Arbeitsalltag wirkt sich positiv auf die psychische Gesundheit aus und reduziert das Stress- und Belastungslevel. Ebenso können das Selbstbild, die Selbstwirksamkeit (Vertrauen auf die eigenen Fähigkeiten) und die allgemeine Leistungsmotivation verbessert werden. Dabei ist es besonders wichtig, die Aktivität bewusst wahrzunehmen und sich nicht durch Gedanken an die Arbeit, Telefonate oder das Lesen von E-Mails ablenken zu lassen. Durch die Parallelisierung von Tätigkeiten wird der Effekt der Entspannung verhindert.

Kleine Maßnahmen mit großer Wirkung

Die vier vorgestellten Strategien können bei einem bewussten Einsatz einen großen Effekt erzielen und zu mehr Effizienz durch intensive Konzentrationsphasen sowie mehr Motivation und Fokus führen.

Von Natur aus neigt der Mensch dazu, Routinen und Gewohnheiten zu etablieren mit dem Ziel der Entlastung. Doch nicht selten befinden sich darunter auch negative oder hemmende Automatismen (wie z. B. die Parallelisierung von Arbeitsabläufen), weshalb es sinnvoll ist, sich aktiv mit persönlichen Verhaltensmustern zu beschäftigen (s. Strategie 1 & 2). Zur Einhaltung der persönlichen Struktur und insbesondere der Konzentrationsphasen ist die Eliminierung von Störquellen, wie digitaler Medien, von großer Bedeutung (Strategie 3). Bewegung im Rahmen aktiver Pausen steigert darüber hinaus das Wohlbefinden durch die Senkung des Stresslevels (Strategie 4).

Daher gilt: Gerade in als stressig empfundenen Phasen sollten sich Führungskräfte und Mitarbeiter bewusst die Zeit nehmen, für Struktur, positive Routinen und regelmäßige Pausen zu sorgen. Häufig sind nur kleine Veränderungen nötig, die schnell eine große Wirkung entfalten können. Die Resilienz des Einzelnen und das Arbeitsklima können positiv beeinflusst werden. Stressempfinden und Perfektionsdenken nehmen ab.  Dabei liegt es in der Hand jedes Einzelnen, Verhaltensmuster regelmäßig zu hinterfragen. Jedoch können und sollten Führungskräfte wesentliche Impulsgeber sein und mit gutem Beispiel vorangehen. Damit verhindern sie das Entstehen einer Arbeitskultur, in der ständige Erreichbarkeit fälschlicherweise mit Produktivität gleichgesetzt wird. 

 

Ann-Christine Museler
Consultant
Assure Consulting