Best Practices
Wesentliche Erfolgsfaktoren für eine Unternehmensberatung im Projektmanagement sind Aufbau und Verbreitung von Expertise im schnelllebigen Projektgeschäft. Die Branche ist von immer neuen Trends gekennzeichnet und Projektmanagement-Verbände wie GPM (IPMA) und PMI überarbeiten ihre Standards in regelmäßigen Abständen. Insbesondere in der Software-Entwicklung ist ein bedeutsamer Wandel erkennbar: agile Methoden wie Scrum und Kanban laufen dem „alten“ Wasserfallmodell zunehmend den Rang ab. Nicht nur die Projekte werden in kürzere Iterationszyklen aufgebrochen, auch die angewendeten Methoden werden schneller überarbeitet und an branchen- oder organisationsspezifische Begebenheiten angepasst. Hier den Überblick zu bewahren und unsere Kunden mit den neuesten Best Practices zu versorgen, ist eine echte Herausforderung. Eine Möglichkeit diese Herausforderung zu meistern, bietet die Community of Practice.
Das Konzept der Community of Practice (CoP) wurde 1991 von Jean Lave und Étienne Wenger geprägt. Es handelt sich um eine praxisbezogene Gemeinschaft, die es den Mitgliedern ermöglicht, vorhandenes Wissen zu teilen und gemeinsam neues Wissen zu erarbeiten. Eine CoP definiert sich über die drei grundlegenden Charakteristiken:
CoPs treten in den verschiedensten Formen auf - groß, klein, strukturiert und unstrukturiert. Die CoP ist selbstorganisiert und erlaubt ein breites Spektrum an Aktivitäten vom einfachen Aus-tausch zu aktuellen Fragestellungen bis hin zur gemeinsamen Ausarbeitung von Leitfäden und Produkten. In regelmäßigen Abständen prüft die CoP ihre Practices und passt sie an die Bedürfnisse der Community an. So entsteht organisch eine ideale Lernumgebung. Die CoP hilft Probleme zu lösen und die Kompetenzen der Mitglieder durch Best Practices zu erweitern.
Um bei Assure Consulting nachhaltig Expertise rund um das Thema agiles Projektmanagement aufzubauen, wurde vor geraumer Zeit die Agile Community of Practice (ACoP) gegründet. Vincent Wagner, Senior Consultant und Mitbegründer der ACoP, erinnert sich:
Das Wissen rund um agiles Projektmanagement und konkrete Best Practices aus den Projekteinsätzen verteilte sich auf viele einzelne Köpfe. Unser Ziel bei der Gründung der ACoP war es, das vorhandene Wissen zu bündeln und insbesondere für Kolleg:innen, die neu in Einsätzen im agilen Umfeld starten, verfügbar zu machen. - Vincent Wagner, Senior Consultant
Inzwischen ist die ACoP ein fest etabliertes Austauschmedium für alle Agilist:innen und die, die es noch werden wollen. Alle zwei Wochen kommt die Community zusammen, bespricht aktuelle Fragestellungen und veröffentlicht im Anschluss die Diskussion als Podcast. So können alle unsere Berater:innen am Wissensfundus teilhaben. Während der Coronakrise wurde beispielsweise viel Wissen zu den Themen Remote Agile und virtuelle Kollaboration aufgebaut
Jedes Mitglied einer CoP bestimmt seinen Partizipationsgrad selbst - vom aktiven Antreiber bis hin zum passiven Zuhörer. Das Herzstück einer CoP bildet jedoch eine kleine Gruppe von Praktiker:innen – das Core Team. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt der Community.
Bei Assure Consulting war die Resonanz zur Gründung der ACoP sehr positiv. Beim Kickoff fanden sich viele Interessenten zusammen und in der Folge wurden mit viel Engagement die strategische Ausrichtung definiert und Arbeitsgruppen gebildet. Nach einigen Monaten jedoch flaute das Engagement zunehmend ab. Starke regionale Verteilung und schwankende Partizipation, beispielsweise aufgrund von zeitintensiven Projekteinsätzen, sorgten dafür, dass die Community an Dynamik einbüßte. Dank zweier engagierter Kollegen konnte die ACoP jedoch wieder an Fahrt aufnehmen.
„Zum Start meines ersten agilen Einsatzes war ich zwar bereits zertifizierter Scrum Master, hatte aber dennoch einige Fragen zu praktischen Unterschieden der Rolle im Vergleich zum klassischen Projektmanagement. Um meine Fragen zu klären, habe ich einen Kollegen angerufen, der ebenfalls gerade in ein agiles Projekt gestartet war. So ergab sich für uns die Möglichkeit, uns live zu unseren Einsätzen auszutauschen und Best Practices zu dokumentieren. Unser Austausch fand zunächst wöchentlich statt und nach kurzer Zeit stießen immer wieder neue Kollegen aus agilen Projekten auf der Suche nach Sparrings Partnern dazu.“ - Lukas Baumert, Senior Consultant und ACoP-Podcast Moderator.
Eine klare Zielsetzung ist für jede CoP ein Muss. Das Format bietet zwar viele Ausrichtungsmöglichkeiten, aber ein klares, gemeinsam erarbeitetes Verständnis dafür, wo die Reise hingehen soll, ist unabdingbar. Dies beinhaltet sowohl ein übergeordnetes Ziel – wollen wir uns zu aktuellen Problemstellungen aus der Praxis austauschen oder wollen wir an innovativen neuen Produkten arbeiten? – als auch eine klare Agenda für jedes einzelne Treffen.
„Mit der Gründung der Agile Community of Practice haben wir das Ziel verfolgt, unseren Beratern den Austausch über Herausforderungen in agilen Projekteinsätzen zu ermöglichen. Theoretisches Wissen und verschiedene Dokumentationen waren bereits vorhan-den, jedoch mangelte es noch am praxisbezogenen Austausch. Mit der ACoP haben wir es geschafft, einen systematischen Austausch zu etablieren.“ - Christian Rawcliffe, Geschäftsführer und Initiator der ACoP
Ob eine bestimmte Aktivität ihrem Zweck dienlich ist, probiert die Community am besten nach dem Inspect & Adapt-Prinzip aus. So kann mit neuen Formaten experimentiert werden und es entsteht ein zusätzlicher Lerneffekt. Ein Beispiel hierfür ist der ACoP-Podcast. Das Experiment der ACoP als Pilot für die Etablierung von Communities of Practice bei Assure Consulting ist in jedem Fall gelungen. Das war gleichzeitig der Auftakt für die Gründung weiterer Communities, die rund um Themen wie Digitalisierung oder Kommunikation & Führung entstanden sind.
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