Die strategische Ausrichtung eines Unternehmens beeinflusst maßgeblich seine Projektwelt. Fraglich ist, wie einzelne Projekte auf die Erreichung der strategischen Unternehmensziele einzahlen, welche Projekte sinnvollerweise umgesetzt werden sollen und wie die einzelnen Projekte miteinander zusammenhängen. All dies sind Fragen, auf die das Projektportfolio-Management Antworten geben kann. Denn hier wird die Verbindung zwischen der strategischen Zielsetzung eines Unternehmens und seinem operativen Projektgeschäft gelebt und sichergestellt.
Dabei steht das Projektportfolio-Management vor diversen Herausforderungen: Eine vielfältige Projektwelt soll geplant und gesteuert werden, ebenso wie die Abhängigkeiten zwischen einer Vielzahl an Projekten. Nicht zu schweigen von der Planung und Steuerung knapper Kapazitäten - seien es personelle oder finanzielle. Ergänzend gibt es rechtliche und terminliche Rahmenbedingungen, die einzelne Projektumsetzungen beeinflussen. Zu guter Letzt befinden sich alle Projekte im stetigen Wandel, wodurch Änderungsbedarfe an Time, Scope und Budget zum Tagesgeschäft im Projektportfolio-Management gehören.
Zusammengefasst ist das Ziel des Projektportfolio-Managements also, die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit den passenden Projektressourcen durchzuführen und damit die strategische Unternehmensausrichtung in die Tat umzusetzen. Projektportfolio-Management soll dabei Transparenz über alle Projekte schaffen, um eine übergreifende, gemeinsame Auswahl, Planung und Steuerung der richtigen Projekte zu ermöglichen.
Zentrale Projektübersicht
Übersicht über finanzielle und personelle Kapazitäten
Prozesse zur Portfolioplanung und -steuerung
Definierte Rollen & Verantwortlichkeiten
Die zentrale Projektübersicht ist die Grundlage für alle weiteren Schritte im Projektportfolio-Management. Denn was soll geplant und gesteuert werden, wenn unklar ist, um was es überhaupt geht? Die Projektübersicht zeigt mindestens auf, welche Projekte im Unternehmen umgesetzt werden (sollen), was damit erreicht werden soll, wer sie leitet und welche personellen und finanziellen Ressourcenbedarfe bestehen.
Zur Planung und Steuerung eines Projektportfolios ist neben den Bedarfen aus den einzelnen Projekten ein weiterer Punkt entscheidend: Welche personellen und finanziellen Projektkapazitäten stehen zur Projektumsetzung überhaupt zur Verfügung? Die Planung und Steuerung dieser Kapazitäten ermöglicht erst einen effizienten Ressourceneinsatz zur Umsetzung der priorisierten Projekte.
Prozesse zur Planung und Steuerung des zentralen Projektportfolios ermöglichen das eigentliche Management. Dabei reichen die Prozesse von der Projektpriorisierung und -auswahl, über Abhängigkeits- und Risikomanagement, der Ressourcenplanung- und steuerung bis hin zu einem einheitlichen Vorgehensmodell und Projektmanagement-Standards. Diese werden unterstützt durch ein bewährtes, aber gleichzeitig individuell passendes Tooling: Das kann im ersten Schritt eine Excel-basierte Projektübersicht mit den relevanten Projektmerkmalen sein. Dies kann aber auch ein entsprechendes PPM-Tool sein. Wichtig bei allen Optionen ist, dass sie zu den definierten Zielen des individuellen Projektportfolio-Managements passen - sonst endet jede Lösung als Datenfriedhof.
Prozesse, Übersichten und Kapazitäten leben nicht ohne die entsprechende Governance. Definierte Rollen mit abgestimmten Verantwortlichkeiten sind ausschlaggebend für den Erfolg im Projektportfolio-Management: Neben Projektportfolio-Manager:innen ist ein Entscheidungsgremium zentral, ebenso eine Beteiligung der Unternehmensleitung. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Befähigung aller Rollen durch entsprechende Trainingsformate und ein ganzheitliches Change Management.
Alles aus einer Hand. Wir begleiten Sie von der Planung, über die Einführung bis zur Weiterentwicklung eines Projektportfolio-Managements. Mit unserer Expertise und Erfahrung stehen wir Ihnen nicht nur beratend zur Seite, sondern packen mit an.
Auf Basis standardisierter Projektmanagement-Methoden, ergänzt durch unsere langjährige Erfahrung im Projektportfolio-Management und der individuellen Anpassung auf Ihr Unternehmen begleiten wir Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zu Ihrem Projektportfoliomanagement.
Mit der Expertise […] von Assure konnten wir […] schnell das unternehmensweite Projektportfoliomanagement in einer ersten pragmatischen Ausbaustufe implementieren. Die Hands-on-Mentalität und Kommunikationsstärke […] hat uns dabei […] sehr geholfen.
Geschäftsbereichsleiter Projektmanagement, Charité Berlin
Wir wissen, dass der erste Schritt meist der schwerste ist. Deshalb starten wir mit einem ersten, unverbindlichen Gespräch, in dem Sie uns erzählen, vor welcher Herausforderung Sie aktuell stehen. Danach schauen wir uns an, welche/s unserer Produkte die beste Lösung zu Ihrer Herausforderung bietet und machen Ihnen ein individuelles Angebot. Unsere Expert:innen im Projektportfolio-Management stehen Ihnen bei jedem dieser Schritte bei und machen Ihr Projekt gemeinsam wirksam.
