Projektportfolio-Management

Zielorientierte Projektwahl, pragmatische Prozesse und Ressourceneffizienz machen Ihre Strategie zur Realität

Projektportfolio-Management: Das Bindeglied zwischen Strategie und Umsetzung

Die strategische Ausrichtung eines Unternehmens beeinflusst maßgeblich seine Projektwelt. Fraglich ist, wie einzelne Projekte auf die Erreichung der strategischen Unternehmensziele einzahlen, welche Projekte sinnvollerweise umgesetzt werden sollen und wie die einzelnen Projekte miteinander zusammenhängen. All dies sind Fragen, auf die das Projektportfolio-Management Antworten geben kann. Denn hier wird die Verbindung zwischen der strategischen Zielsetzung eines Unternehmens und seinem operativen Projektgeschäft gelebt und sichergestellt.

Dabei steht das Projektportfolio-Management vor diversen Herausforderungen: Eine vielfältige Projektwelt soll geplant und gesteuert werden, ebenso wie die Abhängigkeiten zwischen einer Vielzahl an Projekten. Nicht zu schweigen von der Planung und Steuerung knapper Kapazitäten - seien es personelle oder finanzielle. Ergänzend gibt es rechtliche und terminliche Rahmenbedingungen, die einzelne Projektumsetzungen beeinflussen. Zu guter Letzt befinden sich alle Projekte im stetigen Wandel, wodurch Änderungsbedarfe an Time, Scope  und Budget zum Tagesgeschäft im Projektportfolio-Management gehören.

Die genannten Herausforderungen bedingen die Zielsetzung für ein erfolgreiches Projektportfolio-Management:

  1. Transparenz über die unternehmensweite Projektwelt und der zur Verfügung stehenden Projektkapazitäten
  2. Prozesse zur Planung und Steuerung der einzelnen Projekte und des gesamten Projektportfolios
  3. Rollen und Verantwortlichkeiten in der Planung und Steuerung des Projektportfolios
  4. Zielgerichteter Einsatz pragmatischer Templates und Toolings
  5. Enge Zusammenarbeit mit Projektleitungen und der Unternehmensleitung 

Zusammengefasst ist das Ziel des Projektportfolio-Managements also, die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit den passenden Projektressourcen durchzuführen und damit die strategische Unternehmensausrichtung in die Tat umzusetzen. Projektportfolio-Management soll dabei Transparenz über alle Projekte schaffen, um eine übergreifende, gemeinsame Auswahl, Planung und Steuerung der richtigen Projekte zu ermöglichen.

Erfolgsfaktoren von Projektportfolio-Management

1

Zentrale Projektübersicht

Die zentrale Projektübersicht ist die Grundlage für alle weiteren Schritte im Projektportfolio-Management. Denn was soll geplant und gesteuert werden, wenn unklar ist, um was es überhaupt geht? Die Projektübersicht zeigt mindestens auf, welche Projekte im Unternehmen umgesetzt werden (sollen), was damit erreicht werden soll, wer sie leitet und welche personellen und finanziellen Ressourcenbedarfe bestehen.

2

Übersicht über finanzielle und personelle Kapazitäten

Zur Planung und Steuerung eines Projektportfolios ist neben den Bedarfen aus den einzelnen Projekten ein weiterer Punkt entscheidend: Welche personellen und finanziellen Projektkapazitäten stehen zur Projektumsetzung überhaupt zur Verfügung? Die Planung und Steuerung dieser Kapazitäten ermöglicht erst einen effizienten Ressourceneinsatz zur Umsetzung der priorisierten Projekte.

3

Prozesse zur Portfolioplanung und -steuerung

Prozesse zur Planung und Steuerung des zentralen Projektportfolios ermöglichen das eigentliche Management. Dabei reichen die Prozesse von der Projektpriorisierung und -auswahl, über Abhängigkeits- und Risikomanagement, der Ressourcenplanung- und steuerung bis hin zu einem einheitlichen Vorgehensmodell und Projektmanagement-Standards. Diese werden unterstützt durch ein bewährtes, aber gleichzeitig individuell passendes Tooling: Das kann im ersten Schritt eine Excel-basierte Projektübersicht mit den relevanten Projektmerkmalen sein. Dies kann aber auch ein entsprechendes PPM-Tool sein. Wichtig bei allen Optionen ist, dass sie zu den definierten Zielen des individuellen Projektportfolio-Managements passen - sonst endet jede Lösung als Datenfriedhof.

4

Definierte Rollen & Verantortlichkeiten

Prozesse, Übersichten und Kapazitäten leben nicht ohne die entsprechende Governance. Definierte Rollen mit abgestimmten Verantwortlichkeiten sind ausschlaggebend für den Erfolg im Projektportfolio-Management: Neben Projektportfolio-Manager:innen ist ein Entscheidungsgremium zentral, ebenso eine Beteiligung der Unternehmensleitung. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Befähigung aller Rollen durch entsprechende Trainingsformate und ein ganzheitliches Change Management.

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