Change & Culture
Veränderungen sind heutzutage unser täglicher Begleiter und erfolgen in einem rasanten Tempo über alle Unternehmensbereiche hinweg. Die Herausforderung, vor der jedes Unternehmen steht ist es, in diesem Veränderungsdschungel den Überblick zu behalten und Klarheit über Abhängigkeiten zu bekommen: Hier kommt das Change Management Office (CMO) ins Spiel.
Das CMO strukturiert die Art und Weise, wie ein Unternehmen Veränderungen angeht, welche Personengruppen unterschiedlich stark betroffen sind und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Ziel des CMO ist es Change Management zur Normalität, anstatt Ausnahme, in der Organisation zu machen.
Ob es um die Einführung von neuen IT-Tools, das Vorantreiben der Digitalisierung, das Weiterentwickeln der Unternehmenskultur oder New Work geht – Veränderungen sind unser täglicher Begleiter und erfolgen heutzutage in einem rasanten Tempo und in allen Unternehmensbereichen. Viele Organisationen und deren Mitarbeiter:innen sind daher veränderungsmüde.
Einen Überblick über alle laufenden Veränderungen in einer Organisation zu schaffen, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Veränderungen aufzuzeigen und klare Strukturen zu entwickeln bringt Klarheit in den Veränderungsdschungel. Helfen kann dabei ein Change Management Office (CMO). Ein CMO strukturiert die Art und Weise, wie ein Unternehmen Veränderungen angeht, welche Personengruppen unterschiedlich stark betroffen sind und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Dieser Blogartikel zeigt Ihnen, was ein CMO genau ist, wie Sie diesen vollumfänglich aufbauen und wieso er für einen erfolgreichen Change unabdingbar ist.
PMO kennen wir, aber was ist ein CMO? Ein Change Management Office (CMO) bildet in einer Organisation die zentrale Anlaufstelle für die Steuerung, Strukturierung und Umsetzung von Veränderungsinitiativen. Je nach Ziel und Scope des CMO behält es die Übersicht über alle Veränderungen in der Organisation, unterstützt und berät Veränderungsprojekte und sorgt für den Change Management Know How-Aufbau in der Organisation. Darüber hinaus stellt es Change Management-Standards bereit und vertritt die strategische Wichtigkeit von Change Management in der Führungsebene.
Abbildung 1: Mit diesen fünf Schritten zum Aufbau eines CMOs.
Zunächst ist es wichtig, aufbauend auf der IST-Situation und der Problemstellung, die Ziele und den Scope des CMOs festzulegen. Ist das Ziel die Nutzung von Change Management in der Organisation zu erhöhen, einen Überblick über alle Veränderungsmaßnahmen in der Organisation zu erhalten oder Vorgaben für Projekte zur Nutzung von Change Management zu machen? Weitere mögliche Ziele sind Mitarbeiter:innen zu schulen oder ein Center of Excellence zu sein, in dem Templates und Beratung zur Verfügung gestellt werden. Wird das CMO auch Change Management-Projekte leiten oder wird die Veränderung durch die Projektleiter:innen in ihren jeweiligen Projekten geleitet? Wird das CMO alle Bereiche der Organisation und alle Projekttypen unterstützen? Wo wird das CMO aufgehangen sein – zentral oder dezentral? All das sind Fragen, die die Struktur und die Zusammensetzung des Teams beeinflussen. Basierend auf den Zielen sollten dann die Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt und der Business Case ausgearbeitet werden.
Im zweiten Schritt sollte(n) die Change Management Methode(n) gewählt werden, die am besten zur Organisation passt(en) und so gestaltet werden, dass sie den Bedarf der Organisation optimal deckt. Außerdem müssen Tools und Templates zur Umsetzung der Methode entwickelt und auf Projektmanagement-Tools und Templates abgestimmt werden. Hier ist es ratsam, übergreifende Schlüssel-Meilensteine festzulegen, gleiche Templates-Strukturen zu nutzen und Prozesse abzustimmen, um bereits anerkannte Strukturen und Arbeitsweisen zu nutzen.
Auch das Aufbauen eines CMO in einer Organisation ist eine Veränderung, deshalb ist es notwendig, Führungskräfte und Key Stakeholder frühzeitig einzubinden, um den Nutzen und die Wichtigkeit des CMOs zu verdeutlichen. Wenn der richtige Sponsor für das Vorhaben ausgewählt und die wichtigsten Abteilungen wie Organisationsentwicklung, HR, PMO und IT involviert sind, ist bereits eine entscheidende Hürde genommen. Dann gilt es in der Organisation darüber zu informieren, was Change Management ist, warum man es braucht, was ein CMO ist und was die Änderung für die Mitarbeiter:innen bedeutet. Hierfür eignen sich Townhall- und Bereichsmeetings, aber beispielsweise auch die Nutzung von Change Ambassadors – Mitarbeiter:innen, die Change Management bereits genutzt haben, Fürsprecher:innen sind und Einfluss auf die Organisation haben.
Change Management zu nutzen geht nur, wenn man weiß wie. Daher ist es notwendig Trainings für unterschiedliche Rollen aufzubauen und durchzuführen. Da vieles in der Theorie einleuchtet, uns in der Praxis aber dennoch vor Herausforderungen stellt, ist es außerdem empfehlenswert, Coachings in Projekten durch CMO Mitarbeiter:innen anzubieten und beratend zur Seite zu stehen. Auch Communities aufzubauen in denen Wissen und Erfahrungen ausgetauscht werden, kann ein guter Weg sein Wissen in der Organisation zu streuen.
Um den Nutzen von Change Management zu belegen, wird im nächsten Schritt ein oder mehrere Projekte mit hoher Wichtigkeit und Sichtbarkeit ausgewählt, in welchen der Sponsor bereits die Wichtigkeit von Change Management erkannt hat und die Wahrscheinlichkeit für den Erfolg von Change Management hoch ist. Hier sollten die Change Management-Erfolge gezielt gemessen und aufgezeigt werden. Dies kann sowohl qualitativ durch Interviews und Zitate von Projektmanagern und Mitarbeiter:innen als auch quantitativ durch Zufriedenheitsbefragungen oder Nutzungsverhalten geschehen.
Ziel dieser fünf Schritte ist es, dass die Nutzung von Change Management zur Normalität in der Organisation wird, von Beginn an budgetär und zeitlich eingeplant und als wichtige Funktion angesehen wird. Change Management ist dann nicht mehr die Ausnahme sondern der Standard in Projekten und Initiativen, was wiederum die Basis für den Aufbau eines Portfoliomanagements aller laufenden und zukünftigen Veränderungen in der Organisation darstellt.
Wir wissen, dass der erste Schritt immer der schwerste ist, aber gemeinsam mit unseren Expert:innen finden sie einen Weg es anzupacken und ihrer Organisation die Wirksamkeit von Change Management unter Beweis zu stellen. Damit ihre nächste Veränderung zu einem Erfolg wird.
