Auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool googlen viele von Ihnen im ersten Schritt wahrscheinlich „die besten Projekttools“. Als Ergebnis werden neben bezahlten Werbeanzeigen oft Rankings namhafter Portale angezeigt, die Vor- und Nachteile der jeweiligen Software aufzeigen. Diese Rankings können zwar einen ersten Eindruck vermitteln, doch sie berücksichtigen nicht die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Faktoren bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools wirklich wichtig sind und wie Sie zu Ihrem idealen Match gelangen.
Bevor Sie sich auf die Suche nach dem passenden Projektmanagement-Tool machen, sollten Sie zunächst Ihre eigenen Anforderungen definieren. Was genau soll das Tool leisten? Welche Funktionen sind für Ihr Unternehmen unverzichtbar? Wie ist Ihr aktueller Workaround dabei? Erstellen Sie hierfür eine Liste mit den wichtigsten Kriterien. Vergessen Sie dabei nicht, alle Mitarbeiter:innen, die mit dem künftigen Tool direkt und indirekt arbeiten werden, zu befragen. Das hilft Ihnen, einen 360°-Blick auf die Anforderungen zu generieren, um am Ende eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Bedenken Sie dabei auch, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse hat und ein Tool, das für ein anderes Unternehmen perfekt ist, möglicherweise nicht für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Ein wichtiger Faktor bei der Implementierung ist die Zeit, die zur Verfügung steht. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Recherche deshalb auch bereits bestehende Tools. Falls diese beispielsweise nur an Ihre Anforderungen angepasst werden müssen oder nur ein Upgrade benötigen, sparen Sie Zeit und Ressourcen ein. Eine gründliche Analyse der vorhandenen Systeme und Prozesse kann Ihnen dabei helfen, unnötige Kosten zu vermeiden. Tipp: Häufig nutzen Großkonzerne je nach Abteilung oder Legal-Entity völlig unterschiedliche Tools, für genau dieselben Aufgaben und verlieren dadurch Skalierungseffekte auf den Preis.
Achten Sie bei der Auswahl auf die praktische Umsetzbarkeit der angebotenen Funktionen. Nicht alle Funktionen, die ein Tool verspricht, sind in der Praxis umsetzbar oder für Ihr Unternehmen relevant. Einige Tools bieten beispielsweise umfangreiche Funktionen zur Projektplanung, die jedoch für kleinere Unternehmen oder Teams zu komplex und zeitaufwändig sind. Achten Sie darauf, dass das gewählte Tool Ihren tatsächlichen Bedürfnissen entspricht und nicht nur auf dem Papier gut aussieht. Definieren Sie Ihre eigenen Anforderungen und gleichen Sie diese mit potenziellen Tools systematisch ab. Tipp: Bei einer Vorstellung der Software direkt Fragen stellen, die auf Ihr Unternehmen zutreffen, anstatt einen allgemeinen Verkaufs-Call abzuhalten.
Themen wie Ressourcenplanung (Stichwort: Echtzeitplanung) und das Festhalten von Mitarbeiter:innen-Informationen wie Skills in Profilen müssen vorab mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Achten Sie darauf, dass das gewählte Tool diese Anforderungen erfüllt und den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht. Eine transparente Ressourcenplanung kann dazu beitragen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Gleichzeitig sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter:innen gewahrt bleibt und keine sensiblen Daten ohne Zustimmung erfasst werden.
Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools. Klären Sie, wo Daten verarbeitet werden und ob es Probleme bei automatisierten E-Mails oder ähnlichen Funktionen geben könnte. Stimmen Sie sich mit der Rechts- und der Datenschutzabteilung ab, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Insbesondere bei Cloud-basierten Lösungen sollten Sie darauf achten, dass die Datenübertragung und -speicherung den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht. Tipp: Binden Sie Einkauf und Datenschutz frühzeitig in Ihr Vorhaben ein, um die Implementierung zu beschleunigen bzw. um diese nicht abzubremsen.
Ein guter Kundenservice und die Anpassungsfähigkeit des Tools an Ihre Bedürfnisse sind entscheidend für den Erfolg eines Projektmanagement-Tools. Kann das Unternehmen, das das Tool anbietet, auf Ihre Wünsche eingehen und diese im Tool implementieren? Achten Sie darauf, dass der Anbieter über ausreichend Erfahrung und Know How verfügt, um Ihnen bei der Implementierung und Anpassung des Tools zu helfen. Ein guter Support kann den Unterschied zwischen einer langfristig erfolgreichen oder gescheiterten Toolimplementierung ausmachen. Planen Sie genügend Monitoring- und Administrationsaufwand in Ihre Budget- und Personalplanung ein. Tipp: Mit Maintenance-Vereinbarungen stellen Sie sicher, dass Sie nach erfolgreicher Implementierung nicht allein gelassen werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools sind die Schnittstellen zu anderen Systemen und die Benutzerfreundlichkeit. Gibt es API-Schnittstellen für potenzielle Systemanbindungen? Ist das Tool mit PowerBI, Excel, Jira oder anderen Tools kompatibel? Kann es von Ihren Mitarbeiter:innen problemlos bedient werden? Eine einfache und intuitive Bedienung ist entscheidend, um die Akzeptanz und Effizienz des Tools im Unternehmen zu gewährleisten. Sorgen Sie mit geeigneten Integrationen dafür, dass andere Abteilungen, wie z.B. Finance keine Mehrarbeit durch neue Tools haben.
Einige Anbieter von Projektmanagement-Tools bieten Testmöglichkeiten oder Schulungsangebote an. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sicherzustellen, dass das Tool Ihren Anforderungen entspricht und Ihre Mitarbeiter:innen optimal darauf vorbereitet sind. Falls der Anbieter dies anbietet, starten Sie bei der Implementierung mit einer Proof-of-Concept-Phase. Neben dem Testing ist das Schulen der Mitarbeiter:innen ein zentraler Faktor, dass das Tool effektiv genutzt wird und seine volle Leistungsfähigkeit entfaltet. Hier ist darauf zu achten, ob der Anbieter des Tools ausreichend Schulungsunterlagen bereitstellen oder Schulungen selbst anbieten kann.
Online-Rankings von Projektmanagement-Tools können einen ersten Überblick bieten, doch sie berücksichtigen nicht die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Indem Sie die oben genannten Faktoren bei der Auswahl eines Tools berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Sie das passende Tool für Ihr Unternehmen finden und langfristig erfolgreich einsetzen. Eine gründliche Analyse und Abwägung der verschiedenen Aspekte ist entscheidend, um die richtige Entscheidung zu treffen und das volle Potenzial eines Projektmanagement-Tools auszuschöpfen.
Oft fällt es Projektverantwortlichen schwer, diese Definitionen zu treffen, da sie beispielsweise bereits zu tief im Projekt verankert sind oder sich nicht die Zeit dafür nehmen können. Allerdings sind schnelle, nicht durchüberlegte Entscheidungen, oft im Nachhinein teurer und hinterlassen Frust bei Andwender:innen. Genau hier setzen wir als Assure Consulting an: Mit dem Blick von außen helfen wir Ihnen, Anforderungen zu identifizieren und klar zu definieren. Mit unserer langjährigen Erfahrungen unterstützen wir Sie bei der Analysephase, bei der Auswahl des geeigneten Tools, beim Change Management oder einfach nur als Sparringspartner.
