Hybride Meetings - gekommen um zu bleiben

Was ist ein „hybrides“ Meeting?

Hybrid kannten wir bis 2020 eher im Kontext der Automobilbranche. Und was haben hybride Autos und hybride Meetings gemeinsam? Während hybride Autos von zwei unterschiedlichen Antriebssystemen betrieben werden, schalten sich bei hybriden Meetings die Teilnehmer:innen von verschiedenen Orten zu. Es wird also nicht die Komponente Technik gemischt, sondern die Komponente Ort. Ein Teil der Meeting-Teilnehmer:innen sitzt „on-site“ im Besprechungsraum, während der andere Teil über eine Konferenz-Software zugeschaltet ist.

Wenn Sie an einem hybriden Meeting teilnehmen, erkennen Sie die Herausforderungen schnell: Ihr Satz wird von Teilnehmer:innen unterbrochen, die sie im virtuellen Raum nicht wahrnehmen. Die Handschrift des Vortragenden auf dem virtuellen Board ist nicht zu entziffern. Oder Sie schauen plötzlich auf ihren Desktophintergrund, weil Sie aus dem Meetingraum geflogen sind.

Wir haben die Tipps, die Ihnen helfen:

Reflektion bringt Effizienz

Insbesondere digitale Meetings werden häufig als ineffizient oder unnötig empfunden. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sich im Vorfeld die Frage: Brauchen wir das Meeting wirklich? Wägen Sie folgende Punkte ab, bevor Sie eine Besprechung ansetzen:

1. Ist ein Austausch zur Lösungsfindung notwendig oder reicht es, wenn ich den Teilnehmer:innen-Kreis informiere?
2. Reicht ein kurzer Anruf, da ich bloß eine Information benötige?

Sie halten das Meeting für notwendig? Dann fragen Sie sich:

• Wen brauche ich für die Besprechung? Jede:r sollte eine definierte Rolle haben.
• Was sind Ziel und Zweck des Meetings?
• Wie komplex sind die zu besprechenden Themen?
• Welche Form der Durchführung ist für die Besprechung dieser Themen am sinnvollsten?
• Was sollte die maximale Anzahl an Teilnehmer:innen sein? Grundsätzlich gilt das "Two-Pizza Team" – Eine Meetinggruppe sollte nicht mehr Mitglieder haben, als von zwei Pizzen satt werden.
• Welche Informationen benötigen die Teilnehmer:innen vorab?
• Welche Vorbereitungen müssen (für den Termin) getroffen werden? (Präsentation, Flip Chart, Raumtechnik, Rollenverteilung, Moderation)

Je komplexer der Sachverhalt und je zeitlich umfangreicher die Agenda, desto weniger empfiehlt sich ein hybrides Meeting. Besser ist es hierfür sich für ein Medium zu entscheiden: entweder das persönliche Meeting vor Ort oder ein gut vorbereitetes „Online Only Meeting“. Ihr Ergebnis der Reflektion ist, dass ein Meeting unabdingbar ist? Super, dann lassen Sie uns ein Blick auf die Vorbereitung werfen.

Vorbereitung ist alles!

Kreieren Sie einen Audience‘s Journey

Eine Audience's Journey hilft Ihnen das Interesse der Teilnehmer:innen zu wecken und sie da abzuholen, wo es für sie spannend wird. Versetzen Sie sich in die Perspektive der Teilnehmer:innen und bereiten Sie das Meeting aus deren Sicht vor. Dazu helfen Ihnen die folgenden Fragen:

• Welche Voraussetzungen muss das hybride Meeting erfüllen, damit ich mich eingebunden fühle?
• Was würde mich ausschließen oder meine Teilnahme beeinträchtigen?
• Was würde das Meeting „scheitern“ lassen?

Aus der Beantwortung dieser Fragen können Sie Maßnahmen ableiten, um die Qualität und Effizienz der Besprechung zu verbessern:

Technik, die begeistert!

Technische Missgeschicke können allen passieren, wie auch in Memes führender Nachrichtensendern bewiesen wurde. Mit einer guten Vorbereitung minimieren Sie aber das Risiko. Wer schon einmal als Vortragende:r mitten im Meeting die Internetverbindung verloren hat, weiß was für eine Hektik ausbrechen kann, bis man wieder zurück ins Meeting gefunden hat. Unsere Empfehlung ist simpel, doch sie wirkt: Testen Sie die eingesetzte Technik im Vorfeld.

Die Basis einer erfolgreichen Durchführung von hybriden Meetings ist eine leistungsfähige Internetverbindung. Empfohlen werden mindestens 20-50Mbit/s Download- und 4Mbit/s Upload-Bandbreite.

Auch ist es nicht wünschenswert, dass sich die Remote-Teilnehmer:innen die Nase auf dem heimischen Bildschirm plattdrücken müssen, um etwas zu erkennen. Die Lösung: externe und bewegliche Kameras. Diese folgen der Bewegung der Vortragenden und zoomen auf das Board, wenn etwas aufgeschrieben wird.

Installieren Sie eine weitere Kamera, die dauerhaft auf die Meeting-Teilnehmer:innen im Raum zeigt. Es hilft Ihnen noch mehr Zugehörigkeit zum hybriden Meeting zu schaffen. Wählen sich auch die Onsite-Teilnehmer:innen jeweils am Computer oder Laptop ein, so sind sie für die virtuellen Kolleg:innen am Laptop sichtbar.

Leistungsstarke Mikrofone und Lautsprecher im Raum sorgen für einen guten Klang. Denn von Bedeutung ist, dass die Teilnehmer:innen auf beiden Seiten alles verstehen. Achten Sie drauf, dass die Laptop-Mikrofone der Teilneher:innen stumm geschaltet sind. Die Sprachübertragung sollte nur über das Raum-Mikrofon laufen. Sonst hören Sie sich doppelt.

Frontal-Beschallung ist so 2005.

Wer kennt es nicht noch aus der Uni? Bei einer Dauerberieselung vom Professor im Hörsaal ist die Aufmerksamkeit schnell überall– und sicher nicht beim Dozierenden. Insbesondere bei wissensvermittelnden Workshops oder Vorträgen kann das ebenso schnell passieren. Es kommt zu einer monotonen One Person Show.

Drehen Sie den Spieß doch einfach mal um: Briefen Sie Ihre Teilnehmer:innen schon vor dem Meeting mittels Hand-Outs, Präsentationen oder Videos. So erreichen Sie, dass ihre Teilnehmer:innen das Thema bereits kennen. Nichts anderes macht ein Kino Trailer. Sie steigen auf einem wesentlich höheren Level in die Inhalte ein. Anstelle der üblichen Frontal-Beschallung können Sie den Termin nutzen, um offene Fragen zu beantworten und Inhalte weiterzuentwickeln.

Ein prallgefüllter Werkzeugkasten an Kollaborations-Tools

Die Technik funktioniert, Inhalte sind vorbereitet! Dann zeigen wir Ihnen welche virtuellen Tools bei uns häufig zum Einsatz kommen. Diese Tools machen Ihr Meeting noch interaktiver:

• Whiteboard: Mit dem Programm Miro können Sie Ideen oder Prozesse auf einem online Whiteboard skizzieren. Auch Messenger Dienste wie Microsoft Teams oder Skype verfügen über ein Board, welches mit allen Teilnehmer:innen geteilt werden kann.
• Chat: Instant Messaging hilft Ihnen mit den virtuellen Teilnehmer:innen im direkten Austausch zu bleiben. Hier können Fragen und Erklärungen auf schnellem Weg ausgetauscht werden. Der Messanger ist standardmäßig in den meisten Tools enthalten. Darüber hinaus bietet Slack eine tolle Alternative für das Instant Messaging.
• Echtzeit Rückmeldungen: Für Wortmeldungen kann beispielsweise in Microsoft Teams virtuell die Hand gehoben werden. Mittels Sli.do oder Mentimeter können Sie Echtzeit-Umfragen erstellen und im hybriden Meeting durchführen.
• Open Space: Planen Sie einen umfangreichen Workshop oder eine Retrospektive? Dann bieten sich die interaktiv gestaltbaren Oberflächen von MetroRetro, Parabol & Stormboard an. Auch mit Miro können Sie Whiteboards erstellen, die in unterschiedlichen virtuellen Räumen (sog. Break-out Sessions) für Gruppenarbeiten genutzt werden können. Bei Assure hat sich Miro in unserm diesjährigen Sommer-Meeting bewährt.

Alles Vorbereitet? Auf geht’s ins hybride Meeting!

Code of Conduct im Meeting

Gesicht zeigen & alle an Bord holen

In den letzten 2,5 Jahren haben wir festgestellt, dass Teambuilding und das Schaffen eines Gruppengefühls online und hybrid gar nicht so einfach sind. Wichtig ist es aber dennoch, um zielorientiert und effektiv im Team zu arbeiten. Deshalb haben wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt:

• Kamera an. Nichts ist unpersönlicher und lässt die Teilnehmer:innen schneller abschalten als die „Stimme aus dem Off“ – besonders, wenn man sich nicht persönlich kennt.
• Teilnehmer:innen auf ein ähnliches Präsenzniveau bringen. Bauen Sie zu Beginn des Meetings "Eisbrecher" oder „Blitzlichter“ ein. Die Teilnehmer:innen bekommen Raum und Stimme das persönliche Befinden zu äußern. Außerdem lernen sich alle besser kennen.
• Spiele oder persönliche Elemente, wie das Zeigen des Arbeitszimmers, verringern die „Distanz“ zwischen den Teilnehmer:innen.
• Ernennen Sie einen „Mittler“ im Besprechungsraum. Dieser achtet verstärkt auf die zugeschalteten Teilnehmer:innen und sorgt dafür, dass diese integriert werden.
• Remote-Teilnehmer:innen stärken. Lassen Sie zuerst die virtuellen Teilnehmer:innen zu Wort kommen, wenn mehrere Personen sprechen möchten. Hier ist etwas Feingefühl gefragt, damit sich die Onsite-Teilnehmer:innen nicht benachteiligt fühlen.

Bringen wir es auf den Punkt.

Erfolgreich zum hybriden Meeting in 8 Schritten

Diese Änderungen in der Arbeitswelt sind nachhaltig. Auch nach der Pandemie wird es nicht wieder zurück ins alte Normal gehen. Physische Präsenz ist eben nicht immer so zwingend notwendig, wie wir früher noch dachten. Unser Arbeiten wird flexibler sein, sich noch stärker von festen Orten lösen und hybride Meetings ein noch größerer Bestandteil unserer Kommunikation und Zusam-menarbeit sein.

1. Setzen Sie erst ein hybrides Meeting an, wenn es wirklich gebraucht wird.
2. Entscheiden Sie sich bewusst für ein Format (online-only, onsite-only oder hybrid).
3. Bereiten Sie das Meeting vor und holen Sie alle Teilnehmer:innen rechtzeitig mit entsprechendem Material ab.
4. Nutzen Sie qualitativ hochwertige Hardware.
5. Setzen Sie Kollaborationstools ein.
6. Team Building zählt: Eisbrecher und Spiele lockern jedes Meeting auf.
7. Starten und enden Sie mit persönlichen, charmanten Worten.
8. Vergessen Sie remote Teilnehmer:innen nicht und beziehen Sie diese aktiv mit ein.

Und nun steht Ihnen einer erfolgreichen Durchführung Ihres hybriden Meetings nichts mehr im Wege.

Viel Spaß und gute Besprechungen!