New work
Spätestens seit der Corona-Pandemie kennen wir es alle: Roll Out Manager:innen arbeiten überall und nirgendwo: Der Lenkungskreis des Projektes sitzt im Ausland. Der PMO sitzt mit den Teil-Projektleiter:innen im Besprechungsraum des Headquarters in Deutschland. Die Konsequenz: hybride Meetings. Diese Art der Zusammenarbeit bringt uns mehr Flexibilität. Aber genauso stellt es uns vor neue Herausforderungen. Welches technische Equipment und welche Tools benötigen wir, damit auch der Lenkungsausschuss und Rollout Manager:innen über weite Distanzen aktiv eingebunden sind? Und welche Soft Skills und Routinen sind entscheidend?
Hybrid kannten wir bis 2020 eher im Kontext der Automobilbranche. Und was haben hybride Autos und hybride Meetings gemeinsam? Während hybride Autos von zwei unterschiedlichen Antriebssystemen betrieben werden, schalten sich bei hybriden Meetings die Teilnehmer:innen von verschiedenen Orten zu. Es wird also nicht die Komponente Technik gemischt, sondern die Komponente Ort. Ein Teil der Meeting-Teilnehmer:innen sitzt „on-site“ im Besprechungsraum, während der andere Teil über eine Konferenz-Software zugeschaltet ist.
Wenn Sie an einem hybriden Meeting teilnehmen, erkennen Sie die Herausforderungen schnell: Ihr Satz wird von Teilnehmer:innen unterbrochen, die sie im virtuellen Raum nicht wahrnehmen. Die Handschrift des Vortragenden auf dem virtuellen Board ist nicht zu entziffern. Oder Sie schauen plötzlich auf ihren Desktophintergrund, weil Sie aus dem Meetingraum geflogen sind.
Wir haben die Tipps, die Ihnen helfen:
Insbesondere digitale Meetings werden häufig als ineffizient oder unnötig empfunden. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sich im Vorfeld die Frage: Brauchen wir das Meeting wirklich? Wägen Sie folgende Punkte ab, bevor Sie eine Besprechung ansetzen:
Sie halten das Meeting für notwendig? Dann fragen Sie sich:
Je komplexer der Sachverhalt und je zeitlich umfangreicher die Agenda, desto weniger empfiehlt sich ein hybrides Meeting. Besser ist es hierfür sich für ein Medium zu entscheiden: entweder das persönliche Meeting vor Ort oder ein gut vorbereitetes „Online Only Meeting“. Ihr Ergebnis der Reflektion ist, dass ein Meeting unabdingbar ist? Super, dann lassen Sie uns ein Blick auf die Vorbereitung werfen.
Eine Audience's Journey hilft Ihnen das Interesse der Teilnehmer:innen zu wecken und sie da abzuholen, wo es für sie spannend wird. Versetzen Sie sich in die Perspektive der Teilnehmer:innen und bereiten Sie das Meeting aus deren Sicht vor. Dazu helfen Ihnen die folgenden Fragen:
Aus der Beantwortung dieser Fragen können Sie Maßnahmen ableiten, um die Qualität und Effizienz der Besprechung zu verbessern:
Technische Missgeschicke können allen passieren, wie auch in Memes führender Nachrichtensendern bewiesen wurde. Mit einer guten Vorbereitung minimieren Sie aber das Risiko. Wer schon einmal als Vortragende:r mitten im Meeting die Internetverbindung verloren hat, weiß was für eine Hektik ausbrechen kann, bis man wieder zurück ins Meeting gefunden hat. Unsere Empfehlung ist simpel, doch sie wirkt: Testen Sie die eingesetzte Technik im Vorfeld.
Die Basis einer erfolgreichen Durchführung von hybriden Meetings ist eine leistungsfähige Internetverbindung. Empfohlen werden mindestens 20-50Mbit/s Download- und 4Mbit/s Upload-Bandbreite.
Auch ist es nicht wünschenswert, dass sich die Remote-Teilnehmer:innen die Nase auf dem heimischen Bildschirm plattdrücken müssen, um etwas zu erkennen. Die Lösung: externe und bewegliche Kameras. Diese folgen der Bewegung der Vortragenden und zoomen auf das Board, wenn etwas aufgeschrieben wird.
Installieren Sie eine weitere Kamera, die dauerhaft auf die Meeting-Teilnehmer:innen im Raum zeigt. Es hilft Ihnen noch mehr Zugehörigkeit zum hybriden Meeting zu schaffen. Wählen sich auch die Onsite-Teilnehmer:innen jeweils am Computer oder Laptop ein, so sind sie für die virtuellen Kolleg:innen am Laptop sichtbar.
Leistungsstarke Mikrofone und Lautsprecher im Raum sorgen für einen guten Klang. Denn von Bedeutung ist, dass die Teilnehmer:innen auf beiden Seiten alles verstehen. Achten Sie drauf, dass die Laptop-Mikrofone der Teilneher:innen stumm geschaltet sind. Die Sprachübertragung sollte nur über das Raum-Mikrofon laufen. Sonst hören Sie sich doppelt.
Wer kennt es nicht noch aus der Uni? Bei einer Dauerberieselung vom Professor im Hörsaal ist die Aufmerksamkeit schnell überall– und sicher nicht beim Dozierenden. Insbesondere bei wissensvermittelnden Workshops oder Vorträgen kann das ebenso schnell passieren. Es kommt zu einer monotonen One Person Show.
Drehen Sie den Spieß doch einfach mal um: Briefen Sie Ihre Teilnehmer:innen schon vor dem Meeting mittels Hand-Outs, Präsentationen oder Videos. So erreichen Sie, dass ihre Teilnehmer:innen das Thema bereits kennen. Nichts anderes macht ein Kino Trailer. Sie steigen auf einem wesentlich höheren Level in die Inhalte ein. Anstelle der üblichen Frontal-Beschallung können Sie den Termin nutzen, um offene Fragen zu beantworten und Inhalte weiterzuentwickeln.
Die Technik funktioniert, Inhalte sind vorbereitet! Dann zeigen wir Ihnen welche virtuellen Tools bei uns häufig zum Einsatz kommen. Diese Tools machen Ihr Meeting noch interaktiver:
Alles Vorbereitet? Auf geht’s ins hybride Meeting!
In den letzten 2,5 Jahren haben wir festgestellt, dass Teambuilding und das Schaffen eines Gruppengefühls online und hybrid gar nicht so einfach sind. Wichtig ist es aber dennoch, um zielorientiert und effektiv im Team zu arbeiten. Deshalb haben wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt:
Diese Änderungen in der Arbeitswelt sind nachhaltig. Auch nach der Pandemie wird es nicht wieder zurück ins alte Normal gehen. Physische Präsenz ist eben nicht immer so zwingend notwendig, wie wir früher noch dachten. Unser Arbeiten wird flexibler sein, sich noch stärker von festen Orten lösen und hybride Meetings ein noch größerer Bestandteil unserer Kommunikation und Zusam-menarbeit sein.
Und nun steht Ihnen einer erfolgreichen Durchführung Ihres hybriden Meetings nichts mehr im Wege.
Viel Spaß und gute Besprechungen!
