Standardisierung als Erfolgsfaktor von IT-Projekten

Standardisierung und Anforderungs- management in IT-Infrastruktur Projekten

Standardisierung. Konsolidierung. Vereinheitlichung. Solche Begriffe werden immer wieder zu Zielen von IT-Großprojekten erklärt. Soll aber jede kleinste Einzelheit eines Produkts standardisiert werden? Natürlich nicht. Die Bedeutung eines Standards in einem IT-Infrastrukturprojekt ist dennoch nicht zu unterschätzen, um Kosten zu sparen und Effizienzen zu nutzen. Der beste Fall ist eingetreten, wenn im Rahmen des Standards agil agiert werden kann. Der Standard dient dann, getragen von einem professionell aufgesetztem Anforderungsmanagement, als Entscheidungshilfe für die Umsetzungswünsche der Stakeholder.

Eine historisch gewachsene IT-Landschaft steht der digitalen Zukunft entgegen

Die Standardisierung der unternehmensweiten IT-Landschaft stellt einen kritischen Erfolgsfaktor zur Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens dar. Meist sind IT-Landschaften von Unternehmen in ihrer Komplexität und in ihren Besonderheiten historisch gewachsen. Dezentrale Strukturen und Entscheidungsprozesse führen über Jahre zu einer heterogenen IT-Landschaft, was die Kommunikation zwischen Systemen und die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und externen Unternehmen erschwert.

Beispielsweise werden in vielen Unternehmen in mehreren Fachbereichen oder Projekten Tools und Anwendungen zur Projektsteuerung genutzt (MS Project, Excel, Jira, Asana etc.). Häufig könnten diese Applikationen zu einem zentral genutzten Tool zusammengeführt werden, um Betriebsaufwand und Lizenzgebühren zu sparen. Die gleiche Logik lässt sich auf verschiedene Datenquellen mehrerer Fachbereiche anwenden, die bei einer Zusammenführung Synergieeffekte generieren könnten.

 

Die Definition des Standards

Der Ausgangspunkt zur Erarbeitung eines Standards für die IT-Landschaft eines Unternehmens kann von politischen Vorgaben über IT-Sicherheitsrichtlinien bis hin zu Effizienzgründen verschiedene Ursachen haben. Gerade bei IT-Infrastrukturprojekten ist die Standardisierung für den nachhaltigen Projekterfolg essenziell, da andernfalls der Betreuungsaufwand für die IT-Landschaft im Regelbetrieb unverhältnismäßig stark ansteigt.

Um den Standard zu definieren, ist es sinnvoll, alle relevanten Stakeholder einzubinden. Wichtige Stakeholder sind beispielsweise Mitarbeitende aus den IT-Fachbereichen, Auftraggeber, Projektleitung und Mitarbeitende aus dem Project Office, Roll-out-Manager sowie bei Bedarf externe Spezialisten und Sicherheitsexperten. Im Projektverlauf nachträglich aufkommende Anforderungen, die dem Standard entgegenstehen, können auf diese Weise vermieden werden. Die Definition des Standards richtet sich nach dem jeweiligen Projektgegenstand und umfasst mindestens das Produkt und das Roll-out-Vorgehen.

 

Der Standard als Entscheidungskriterium

Sobald der Standard für das kommende Projekt gemeinsam erarbeitet wurde, sollten alle Entscheidungen im Projektverlauf an diesem Standard gemessen werden. Um die Entscheidungen im Projekt fundiert treffen zu können, ist die Einführung eines Anforderungsmanagements durch das Project Management Office geeignet. Der Eingang zahlreicher Anforderungen aus unterschiedlichsten Bereichen ist bei IT-Infrastrukturprojekten unvermeidbar. Die Anforderungen sind in Summe meist komplex und widersprechen sich gegenseitig oder teilweise sogar dem angestrebten Standard.

Anforderungskatalog in Tabellenform

Bei der Umsetzung eines Anforderungsmanagements ist es ratsam, direkt zu Beginn des Projekts einen Anforderungsmanagement-Prozess zu etablieren. Mithilfe eines geeigneten Tools (z.B. Excel oder Jira) kann anschließend ein Anforderungskatalog erstellt werden, der über den Projektverlauf kontinuierlich gepflegt und erweitert wird. Zu den einzelnen Anforderungen können zum Beispiel die detaillierte Beschreibung der Anfrage, der zuständige Anforderungsmanager, Datum, aktueller Status usw. transparent nachgehalten werden.

Um die eingehende Anforderung am definierten Standard zu messen, sind im Anforderungskatalog beispielsweise folgende Entscheidungskriterien definiert (s. Abbildung links).

 

 

 

Beispielhafter Anforderungskatalog

Diese Kriterien und ihre je nach Projekt individuelle Gewichtung geben Entscheidern die notwendigen Informationen an die Hand, um sich für oder gegen die Genehmigung einer Anforderung auszusprechen. Der Mehrwert: Die Projektleitung muss nicht über jede einzelne Anforderung entscheiden, sondern kann ihren Projektmitarbeitenden Leitplanken zum Treffen von Entscheidungen im Sinne des Projekts an die Hand geben. Zum einen bedeutet dies eine enorme Zeitersparnis. Zum anderen kann mithilfe des Anforderungskatalogs dem Kunden gegenüber klar kommuniziert werden, warum eine Anforderung nicht umgesetzt wird. Somit erhöht sich maßgeblich die Transparenz der Entscheidungsfindung – ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein professionelles Stakeholdermanagement.

Die Abbildung rechts zeigt beispielhafte Entscheidungskriterien im Anforderungskatalog.  

Der Standard als Qualitätsmaßstab

Gerade in IT-Projekten, deren Durchführung sich über mehrere Jahre erstreckt, sind Änderungen am Projektgegenstand durch neue Technologien oder veränderte Anforderungen der Kunden wahrscheinlich. Ein kontinuierlicher, transparenter Anforderungsmanagement-Prozess hat den Vorteil, dass etwaige Veränderungen am Projektgegenstand und zu Projektbeginn gegebenenfalls nicht berücksichtigte Aufwände direkt mit nachgehalten werden. 

Ohne die gemeinsame Definition eines Standards für das Produkt und den Roll-out-Prozess werden Effizienzen im Projekt und Potentiale für den nachhaltigen Projekterfolg verloren gehen. 

Die Bedeutung von Standardisierung in IT-Infrastrukturprojekten mithilfe von Anforderungsmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zur Zufriedenheit der Projektbeteiligten: 

•    Projektleitung: Zeitersparnis ermöglicht Konzentration auf Management-Aufgaben
•    Auftraggeber: Standardisierung dient als Qualitätsmaßstab
•    Stakeholder/Kunden: Transparenz über Umsetzung von Anforderungen erhöht Zufriedenheit
•    Projektmitarbeitende: Eigenständige Entscheidung gibt Sicherheit und motiviert

 

Annika Günther
Senior Consultant
Assure Consulting GmbH