Wie gelingt praxisbezogener Wissensaustausch mithilfe von Communities of Practice?

Wie gelingt praxisbezogener Wissensaustausch mithilfe von Communities of Practice?

Dieser Blogartikel ist der Auftakt einer neuen Serie, in der wir uns intensiv dem Thema agiles Projektmanagement widmen werden. Unsere Autoren werden in verschiedenen Artikeln kontroverse Themen aufgreifen und einen Einblick in Best-Practice-Lösungen geben. Viele der präsentierten Denk- und Lösungsansätze sind im Rahmen von Diskussionen in unserer „Agile Community of Practice“ gereift. In diesem Artikel beleuchten wir, was genau sich hinter diesem Ansatz des Wissensmanagements verbirgt. Viel Spaß bei der Lektüre und wie immer interessiert uns natürlich Ihre Meinung – schreiben Sie uns auf LinkedIn oder XING!

Wesentliche Erfolgsfaktoren für eine Unternehmensberatung im Projektmanagement sind Aufbau und Verbreitung von Expertise im schnelllebigen Projektgeschäft. Die Branche ist von immer neuen Trends gekennzeichnet und Projektmanagement-Verbände wie GPM (IPMA) und PMI überarbeiten ihre Standards in regelmäßigen Abständen. Ein bedeutsamer Wandel der vergangenen Jahrzehnte ist die Abkehr von klassischen Projektmanagementmethoden, insbesondere in der Software-Entwicklung. Zunehmend sind agile Methoden wie Scrum, Kanban und Co. auf dem Weg, dem „alten“ Wasserfallmodell den Rang abzulaufen. Nicht nur die Projekte werden in kürzere Iterationszyklen aufgebrochen, auch die angewendeten Methoden werden gemäß der Maxime „Inspect & Adapt“ schneller überarbeitet und an branchen- oder organisationsspezifische Begebenheiten angepasst. Hier den Überblick zu bewahren und unsere Kunden mit den neuesten Best Practices zu versorgen, ist eine echte Herausforderung. Eine Möglichkeit diese Herausforderung zu meistern, bietet die „Community of Practice“.

Agile Communities of Practice

Was sind Communities of Practice (CoP)?

Das Konzept der „Community of Practice“ wurde 1991 von Jean Lave und Étienne Wenger geprägt. Die Community of Practice (CoP) ist eine praxisbezogene Gemeinschaft, die es den Mitgliedern ermöglicht, vorhandenes Wissen zu teilen und gemeinsam neues Wissen zu erarbeiten. Eine CoP definiert sich über die drei grundlegenden Charakteristiken Domain (Womit beschäftigen wir uns?), Community (Wer interessiert sich dafür?) und Practice (Was machen wir daraus?).

CoPs treten in den verschiedensten Formen auf – groß, klein, strukturiert und unstrukturiert. Die CoP ist selbstorganisiert und erlaubt ein breites Spektrum an Aktivitäten vom einfachen Austausch zu aktuellen Fragestellungen bis hin zur gemeinsamen Ausarbeitung von Leitfäden und Produkten. In regelmäßigen Abständen prüft die CoP ihre Practices und passt sie an die Bedürfnisse der Community an. So entsteht organisch eine ideale Lernumgebung. Die CoP hilft, Probleme zu lösen und die Kompetenzen der Mitglieder durch Best Practices zu erweitern.

Agile Community of Practice (ACoP) @ Assure Consulting

Um bei Assure Consulting nachhaltig Expertise rund um das Thema agiles Projektmanagement aufzubauen, wurde vor geraumer Zeit die Agile Community of Practice (ACoP) gegründet. Vincent Wagner, Senior Consultant und Mitbegründer der ACoP, erinnert sich: 

„Das Wissen rund um agiles Projektmanagement und konkrete Best Practices aus den Projekteinsätzen verteilte sich auf viele einzelne Köpfe. Unser Ziel bei der Gründung der ACoP war es, das vorhandene Wissen zu bündeln und insbesondere für Kollegen, die neu in einen Einsatz im agilen Umfeld starten, verfügbar zu machen.“ 

Inzwischen ist die ACoP ein fest etabliertes Austauschmedium für alle Agilisten und die, die es noch werden wollen. Alle zwei Wochen kommt die Community zusammen, bespricht aktuelle Fragestellungen und veröffentlicht im Anschluss die Diskussion als Podcast. So können alle unsere Beraterinnen und Berater am Wissensfundus teilhaben. Während der Coronakrise wurde beispielsweise viel Wissen zu den Themen „Remote Agile“ und virtuelle Kollaboration aufgebaut (unsere Tipps hierzu finden Sie in einer vorangegangenen Blogartikelserie). 

Was sind die Erfolgsfaktoren für die Gestaltung einer CoP?

Es braucht Antreiber 

Jedes Mitglied einer CoP bestimmt seinen Partizipationsgrad selbst – vom aktiven Antreiber bis hin zum passiven Zuhörer. Das Herzstück einer CoP bildet jedoch eine kleine Gruppe von Praktikern, die im Scaled Agile Framework (SAFe) als „Core Team“ bezeichnet wird. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt der Community. 

Bei Assure Consulting war die Resonanz zur Gründung der ACoP sehr positiv. Beim Kick-off fanden sich viele Interessenten zusammen und in der Folge wurden mit viel Engagement die strategische Ausrichtung definiert und Arbeitsgruppen gebildet. Nach einigen Monaten jedoch flaute das Engagement zunehmend ab. Starke regionale Verteilung und schwankende Partizipation, beispielsweise aufgrund von zeitintensiven Projekteinsätzen, sorgten dafür, dass die Community an Dynamik einbüßte. Dank zweier engagierter Kollegen konnte die ACoP jedoch wieder Fahrt aufnehmen. Lukas Baumert, Senior Consultant und ACoP-Podcast Moderator, erinnert sich: 

„Zum Start meines ersten agilen Einsatzes war ich zwar bereits zertifizierter Scrum Master, hatte aber dennoch einige Fragen zu praktischen Unterschieden der Rolle im Vergleich zum klassischen Projektmanagement. Um meine Fragen zu klären, habe ich ich einen Kollegen angerufen, der ebenfalls gerade in ein agiles Projekt gestartet war. So ergab sich für uns die Möglichkeit, uns „live“ zu unseren Einsätzen auszutauschen und Best Practices zu dokumentieren. Unser Austausch fand zunächst wöchentlich statt und nach kurzer Zeit stießen immer wieder neue Kollegen aus agilen Projekten auf der Suche nach Sparringspartnern dazu.“ 

Klare Zielsetzung

Eine klare Zielsetzung ist für jede CoP ein Muss. Das Format bietet viele Ausrichtungsmöglichkeiten. Ein klares, gemeinsam erarbeitetes Verständnis dafür, wo die Reise hingehen soll, ist jedoch unabdingbar. Dies beinhaltet sowohl ein übergeordnetes Ziel – wollen wir uns zu aktuellen Problemstellungen aus der Praxis austauschen oder wollen wir an innovativen neuen Produkten arbeiten? –, als auch eine strukturierte Agenda für jedes einzelne Treffen. 

„Mit der Gründung der Agile Community of Practice haben wir das Ziel verfolgt, unseren Beratern den Austausch über Herausforderungen in agilen Projekteinsätzen zu ermöglichen. Theoretisches Wissen und verschiedene Dokumentationen waren bereits vorhanden, jedoch mangelte es noch am praxisbezogenen Austausch. Mit der ACoP haben wir es geschafft, einen systematischen Austausch zu etablieren.“ 
Christian Rawcliffe, Partner und Initiator der ACoP

Mann und Frau nehmen Podcast auf

Einfach machen

Ob eine bestimmte Aktivität ihrem Zweck dienlich ist, probiert die Community am besten nach dem „Inspect & Adapt-Prinzip“ aus. So kann mit neuen Formaten experimentiert werden und es entsteht ein zusätzlicher Lerneffekt. Ein Beispiel hierfür ist der ACoP-Podcast: 

„Ich bin froh, dass wir den Mut hatten, die Idee direkt umzusetzen, anstatt erst ein Konzept zu schreiben. Ohne lange zu fackeln, haben wir uns entschieden, den Podcast aufzuzeichnen und konnten den Kollegen so schnell erste Folgen zur Verfügung stellen.“ 
Lukas Baumert, Senior Consultant 

Das Experiment der ACoP als Pilot für die Etablierung von Communities of Practice bei Assure Consulting ist in jedem Fall gelungen:

„Die Erfahrungen, die wir bei der Bildung und Aufrechterhaltung der Community gemacht haben, sind sehr wertvoll für unser Unternehmen und unsere Kunden, die von den Ergebnissen profitieren. Das Engagement einzelner als Treiber sowie die offene und pragmatische Herangehensweise, die alle Beraterinnen und Berater bei Assure Consulting auszeichnet, hat die Community als Ganzes und jeden einzelnen weitergebracht. Gleichzeitig haben wir einen Rahmen entwickelt, wie Wissensmanagement über fachliche Communities funktionieren kann.“
Eric Marischka, Geschäftsführer und Sponsor der ACoP

Die Agile Community of Practice war bei Assure Consulting der Auftakt für die Gründung weiterer Communities, die rund um Themen wie Digitalisierung oder Kommunikation & Führung entstanden sind. 

Welche Erfahrungen haben Sie mit den Themen Wissensmanagement und agile Teamarbeit gemacht? Teilen Sie Ihre Erfahrungen auf LinkedIn oder Xing mit uns!

 

 

David Treffenstädt
Senior Consultant
Assure Consulting