Wie können Unternehmen im „neuen Jetzt“ erfolgreich sein? 

Wie können Unternehmen im „neuen Jetzt“ erfolgreich sein?

Assure Consulting hat das diesjährige Sommer-Meeting nicht im klassischen Sinne durchgeführt, sondern mit der „assure4future Open-Space-Konferenz“ einen neuen Weg beschritten. Wir haben uns intensiv mit den Themen Digitalisierung und New Work im „New Normal“ auseinandergesetzt und erarbeitet, welchen Mehrwert wir für unsere Kunden, in Krisenzeiten und darüber hinaus, schaffen können. Gekrönt wurde unser diesjähriges Online-Meeting mit einer inspirierenden Keynote von Claudia Plattner, CIO bei DB Systel, bei der wir uns an dieser Stelle auch noch einmal recht herzlich bedanken möchten.

Das neue Jetzt – Open Space als Meeting-Format für herausfordernde Zeiten

Wie die gesamte Gesellschaft und Wirtschaft stehen auch wir als Unternehmensberatung aktuell vor der Herausforderung, uns an das „New Normal“ anzupassen und daraus Chancen abzuleiten. Daher haben wir unser Sommermeeting dieses Jahr als virtuellen „Open Space“ durchgeführt, um mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gemeinsam zu diskutieren, wie der Weg in eine erfolgreiche Zukunft aussieht. 

Die Open-Space-Methode, oder auch „Open Space Technology“ (OST), passt perfekt in das „neue Jetzt“, das mehr denn je auf Entscheidungsfähigkeit und Selbstorganisation beruht. Die Methode macht es möglich, dass alle Teilnehmer eines Meetings aktiv partizipieren und sich genau in den Bereichen engagieren, die für sie von Interesse sind. Sich einfach nur Berieseln zu lassen, ist keine Option. Die Teilnehmer maximieren ihren Nutzen, da sie ihren Input in jede Session aktiv einbringen: Die Agenda wird durch die Teilnehmer selbst erstellt. 

Miro Board mit zeitlichem Ablauf des Meetings

Wir haben die Methode für die Online-Nutzung adaptiert und mit Microsoft Teams und dem Tool Miro gearbeitet (lesen Sie hierzu auch unseren Artikel zur effektiven Digitalen Kollaboration).

Die Teilnehmerzahl von über 100 Personen stellte nur im ersten Moment eine Herausforderung dar, denn durch die Aufgliederung des Meetings in sechs Sessions bestand maximale Flexibilität und gleichzeitig genug Freiraum, um selbst komplexe fachliche Fragestellungen effektiv zu bearbeiten. Im Vergleich zum üblicherweise physisch stattfindenden Meeting hielten sich Organisationsaufwand und Kosten dieses Jahr deutlich in Grenzen. Das Grundgerüst für ein Online-Meeting im Open-Space-Format kann gut innerhalb eines Tages erstellt werden. Durch die Vorbereitung mit dem Tool Miro geht auch die Dokumentation sehr leicht von der Hand, da die Session-Boards einfach als PDF abgespeichert werden können (s. Abbildung links).

Wir sind bereit für das neue Jetzt – Sie auch?

Inhaltlich stand unser Open Space unter dem Motto „assure4future“ ganz im Zeichen der Entwicklungen rund um COVID-19 und der beschleunigten Digitalisierungsdynamik. So haben wir ein Standardvorgehen zu Digitalisierungsvorhaben diskutiert und Vorgehensmodelle sowie Kompetenzbausteine entwickelt.  Darüber hinaus haben wir uns mit unseren Learnings aus der Corona-Zeit und der Arbeit aus dem Home-Office auseinandergesetzt und neue Handlungsfelder abgeleitet. Best Practices aus der Nutzung von Microsoft365 und weiteren Online-Lösungen einschließlich der Entscheidung zur Gründung einer Community of Practice gingen daraus ebenso hervor wie die Weiterentwicklung der digitalen Vertriebsstrategie und Ansätzen zur Optimierung des digitalen Wissensmanagements. Auch ein Impulsvortrag zum Thema Software-Roboter bereicherte die Agenda. Mit Spannung erwartet wurden die neusten Informationen vom Projektteam zur Einführung von SAP Success Factors und SAP Business ByDesign: Die Projektleitung präsentierte erste Eingabemasken, Reports sowie die neuen Möglichkeiten bei der Nutzung von Mobile-Apps. Zudem wurde das Online-Trainingskonzept für unsere rund 120 Mitarbeiter vorgestellt. 

Die Key Notes und Diskussionen haben deutlich gemacht, dass der unbedingte Wille zur Veränderung ein entscheidender Erfolgsfaktor ist. Insbesondere die Digitalisierungsdynamik, die durch die COVID-19-Pandemie noch einmal einen deutlichen Schub erfahren hat, wird als zentraler Schlüssel für Flexibilität jetzt besser verstanden als jemals zuvor. 

 

assure4future: Wie gelingt Ihrem Unternehmen der Aufbruch in das „neue Jetzt“?

Nachfolgend haben wir für Sie unsere vier zentralen Erkenntnisse der letzten Monate zusammengefasst: Lesen Sie, welche Schritte jetzt notwendig sind, um Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. 

Trend Canvas Covid 19 Analyse

1. Wagen Sie einen Blick in die Kristallkugel.
Das Zukunftsinstitut nutzt mit dem Tool „Trend Canvas“ eine Methode zur Analyse von Wirkungen und Potenzialen von Trends auf Unternehmen. Die Analyseergebnissen unterstützen Unternehmen dabei, eine zukunftsfähige Strategie zu entwickeln. Im Rahmen von COVID-19 hat das Zukunftsinstitut eine erweiterte Vorlage veröffentlicht (s. Abbildung links).

Mithilfe dieser Vorlage und einer ausführlichen Anleitung können Unternehmen eine Impact-Analyse durchführen, um sich konstruktiv mit der Frage auseinanderzusetzen, welche Veränderungen in den Bereichen Wirtschaft, Gesellschaft, Mensch und Natur zu erwarten sind und welche Konsequenzen dies für die eigene Geschäftstätigkeit hat (Markt, Produkt, Verfahren, Organisation). Am Ende steht das Ziel, aus den geclusterten Handlungsfeldern „SMARTe“ Ziele und konkrete Aufgaben abzuleiten. Die Ergebnisse der Impact-Analyse bilden die Grundlage für eine sinnvolle Auseinandersetzung damit, wie den neuen Herausforderungen erfolgreich begegnet werden kann.

Entscheidungsmatrix Future of Today Institute

2. Treffen Sie Entscheidungen. Jetzt.
Das viel beschworene „New Normal“ wird die Anpassungsmeister unter den Unternehmen belohnen. Wirtschaft und Gesellschaft werden sich nicht wieder zurückentwickeln in die Vor-Corona-Zeit. Ein gewisser Home-Office-Anteil wird normal werden – Unternehmen, die darauf nicht vorbereitet waren, haben spätestens mit der Krise gemerkt, was es nachzuholen gilt und entsprechende Digitalisierungsstrategien auf den Weg gebraucht.

Die US-amerikanische Zukunftsforscherin Amy Webb, Professorin für Strategische Zukunftsplanung an der New York University und Gründerin des Future Today Institute, analysiert in ihrem „2020 Tech Trends Report“ mögliche technische Disruptionen, die neue strategische Trends hervorbringen werden. Sie attestiert vielen Unternehmen zu wenig Mut und zu geringe Bereitschaft, über den Tellerrand ihres eigenen Geschäfts hinaus zu denken und somit wesentliche Entwicklungen zu verpassen. Wenn Amy Webb in ihrem Report oder in ihren Key Notes die Technologietrends der Zukunft beschreibt, mag das für Einige wie eine Passage aus einem Sci-Fi-Roman wirken.

Wer sich jedoch mit ihren Forschungsergebnissen auseinandersetzt, versteht, dass ihr datenbasiertes Vorgehen, in einer Welt, in der lineare Erklärungsmodelle längst nicht mehr greifen, Entscheidungsfindung überhaupt erst ermöglicht. Abwarten ist für Unternehmen keine Option. Stattdessen sind mutige Entscheidungen gefragt (s. Abbildung oben), um sich einer Zukunft zu stellen, die zwar niemand mit Sicherheit vorhersagen kann, die aber mit Sicherheit von zunehmender Komplexität und einer Vielzahl von Disruptionen geprägt sein wird.  
 

3. Schaffen Sie verlässliche Strukturen.
Die letzten Monate haben gezeigt, dass verlässliche, adaptierbare Strukturen essenziell sind, um Krisen erfolgreich zu meistern. Denn nur mit einer klaren Ordnung kommen Unternehmen in Krisenzeiten unbeschadet durch den Alltag. Dazu müssen eine saubere (Projekt-)Planung vorliegen und vernünftige Arbeitspakete geschnitten werden. Denn auch wenn Planungsprämissen in Krisenzeiten nicht unbedingt von Bestand sind, so bildet deren Formulierung doch die Voraussetzung dafür, als Unternehmen nicht im Chaos zu versinken. Gerade dann, wenn durch verteiltes Arbeiten bekannte Strukturen verloren gehen und hilfreiche Routinen erst neu geschaffen werden müssen, brauchen Menschen einen Orientierungsrahmen, der ihr Handeln leitet. 
 

4. Schalten Sie um in den Lernmodus.
Da verteiltes Arbeiten eine immer größere Rolle spielen wird, braucht es Menschen, die das große Ganze im Blick behalten und stetig neue Impulse und Best Practices in die Unternehmen transferieren, diese anschaulich vermitteln und anwenden können. Die Offenheit für Veränderung und permanente Adaption sind die Grundvoraussetzung für den langfristigen Unternehmenserfolg. Die durch COVID-19 ausgelöste Krise hat gezeigt, dass mehr Kreativität und Innovation gefragt sind, mehr Drive und Mut, Neues zu wagen, wenn sich Unternehmen im globalen Wettbewerb behaupten wollen und dafür immer wieder neu erfinden müssen. Für Unternehmen bedeutet das vor allem, in den Lernmodus umzuschalten (Lesen Sie hierzu das White Paper des Zukunftsinstituts „Die Wirtschaft nach Corona“). 

Das Gefühl der Verwundbarkeit und die häufigen Phasen der ökonomischen, ökologischen und sozialen Instabilität werden in erfolgreichen Unternehmen zu einem neuen Denken führen: weg von auf Effizienz getrimmten Prozessen hin zu resilienten und anpassungsfähigen Strukturen, die auf dem Wissen um Komplexität beruhen. Auf Gesellschaft und Wirtschaft warten kein „Comeback“ und kein „Weiter so“. Vielmehr hat Corona einen langwierigen Prozess der Erneuerung in Gang gesetzt.

Daher gilt für uns alle: Let it go – die Welt vor Corona ist nicht unsere Zukunft.

 

Marthe Möhlmann
Consultant
Assure Consulting